Komunikacja menedżerska - definicja
" Mówiąc ogólnie, komunikacja menedżerska odpowiada interakcjom między kierownictwem firmy a organizacją. Dokładniej między menedżerem a jego zespołem.
Ramy te są odpowiedzialne za przekazywanie informacji i dyrektyw z wyższych poziomów hierarchicznych, wspierając komunikacja wewnętrzna , destylować wiadomości związane z własnym kierownictwem, aby uzyskać zaangażowanie swojego zespołu itp. Opiera się na konkretnych umiejętnościach pozwalających menedżerowi na skuteczne przekazywanie wiadomości. ."
To ćwiczenie może być trudne. Częściowo z tego powodu wielu profesjonalistów czuje się niekomfortowo z tym zadaniem. Ten brak pewności wynika również z faktu, że komunikacja menedżerska wymaga minimum szkolenia. Nie zawsze gwarantowane minimum.
Jakie są wyzwania komunikacji menedżerskiej?
Komunikacja jest podstawą każdego związku, cokolwiek to jest. Człowiek nie może się nie komunikować. Interakcja z innymi jest częścią jego podstawowego funkcjonowania.
W biznesie bardzo ważne jest, aby menedżer opanował to ćwiczenie. Nie tylko po to, by być zrozumianym przez otaczających go ludzi, ale także po to, by wypełniać swoją misję.
Co komunikować? Gdy ? Czyj? Te pytania znajdą odpowiedź w konsekwencji podejmowanych działań. Na przykład, jeśli pracownicy mają plany działania powiązane ze strategią ogólną, kierownik pośredni odpowiedzialny za zarządzanie tymi osobami musi informować ich o ogólnych wynikach strategii oraz o wszelkich informacjach pobocznych, jeśli nie są one poufne.
Dobra komunikacja menedżerska będzie zatem miała na celu m.in.:
- poinformować skutecznie swoich pracowników, wymianę, dialog z nimi,
- utrzymuj link między różnymi warstwami firmy (kierownictwo najwyższego szczebla, menedżerowie średniego szczebla, menedżerowie lokalni, pracownicy itp.)
- udostępniać informacje między różnymi usługami uczestniczyć w duchu firmy i umacniać członkostwo w jednej i tej samej organizacji, pracować na rzecz zbiorowej inteligencji, współpracy i innowacji,
- przekaźnik , dzielić się kultura, wartości, strategia firmy,
- prowadzić transformacje do sukcesu nadając sens powierzonym misjom i zadaniom,
- jasno i precyzyjnie określ zadania dla lepszej efektywności, w szczególności poprzez zdefiniowanie celów SMART,
- sprowadzić ludzi z powrotem do serca firmy ,
- stworzyć klimat zaufania i dobry spójność zespołu ,
- motywować skutecznie, inspirować, angażować, zachęcać, gratulować…
Jak komunikuje się menedżer?
Komunikacja menedżerska działa dziś w 3 osiach:
- malejąco : od menedżera do jego pracowników,
- rosnąco : od menedżera do jego hierarchii,
- poprzeczny : od menedżera do innych menedżerów / działów organizacji.
Wymagane umiejętności
Menedżer musi być w stanie zmobilizować pewną liczbę umiejętności i cech, aby skutecznie komunikować się ze swoim zespołem.
- Aktywne słuchanie - Aby być wysłuchanym i wysłuchanym, trzeba przede wszystkim umieć słuchać drugiego z uwagą i w sposób niedyrektywny, aby mógł on wyrazić siebie w pełnej wolności, bez obawy przed pochopnym osądem i bez nacisku. Aktywne słuchanie oznacza umiejętność dekodowania języka niewerbalnego i dostosowywania komunikacji, aby słyszeć poza wyrażonymi słowami. Niezbędna umiejętność, jeśli chodzi o prowadzenie ludzi.
- Umiejętność komunikowania się z innymi - Bądź spokojny z innymi lub publicznie, odważ się mówić, umieć powiedzieć nie, poznaj różne typy osobowości i umieć je zidentyfikować, aby dostosować swoją komunikację, znaleźć właściwe słowa i odpowiedni czas, aby wyrazić to, co my muszą przekazać… To wszystko elementy, które menedżer musi doskonale opanować w ramach swojej misji.
- Inteligencja emocjonalna oraz empatia - Rozpoznawaj, kontroluj i mądrze wykorzystuj swoje emocje, aby komunikacja i relacje były płynniejsze. Pełna świadomość tego, co może czuć druga osoba, pozwala menedżerowi dostosować się do każdej sytuacji. Empatia ze swojej strony pomaga stworzyć prawdziwy klimat zaufania i autentyczności, który jest niezbędny dla zarządzania ludźmi.
- Charyzma oraz pewność siebie - Odwaga, by zająć swoje miejsce i potwierdzić swoje wybory, jest niezbędna, gdy ktoś zajmuje stanowisko kierownicze. Aby inspirować, motywować, być słyszanym i szanowanym, menedżer musi wykazywać charyzmę i przywództwo.
Jakie wsparcie?
Komunikacja może być pisemna lub ustna, skierowana do jednego lub większej liczby odbiorców, mniej lub bardziej formalna, organizacyjna (określanie zadań/celów, ewaluacje itp.) lub interpersonalna (wymiany bez odniesienia do różnych stanowisk/poziomów hierarchicznych: dyskusje między kolegami itp.).
Menedżer zapewni więc dostosowanie swojego wsparcia do celów przekazu, okoliczności, w jakich jest ono przekazywane, osobowości/funkcji swojego rozmówcy.
- Poczta : przekazywanie informacji/dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania zadań (zaproszenie na brief, udostępnienie agendy dowolnego spotkania, liczb i danych itp.).
- Kurierzy : zarezerwowane głównie dla celów ściśle prawnie uregulowanych (reorganizacja, przeniesienie, podwyższenie, wypowiedzenie umowy, zwolnienie, wezwanie do zamówienia i inne sankcje itp.).
- Telefon : aby uzyskać informacje szybciej niż przez e-mail, aby przesłać ważne i pilne dane …
- CSR, intranet, sieci społecznościowe : wymiana dokumentów, informacji, materiałów szkoleniowych itp. Uważaj jednak, aby oprawić ich użycie, aby uniknąć poślizgu, uzależnienia, nadużywania …
- Spotkania zbiorowe : poranne odprawy, sesje do refleksji, posuwania się naprzód, podsumowania nadchodzących lub bieżących projektów, seminariów itp.
- Spotkania indywidualne : wywiady roczne, indywidualne informacje zwrotne itp.
- Konstruktywna informacja zwrotna : motywować i zachęcać, korygować kurs w razie potrzeby, ale także otrzymywać informacje zwrotne od pracowników.
- Sesje integracyjne : wydobyć prawdziwe osobowości każdego z nas, wzmocnić poczucie przynależności do zespołu, wzmocnić spójność, promować współpracę i zbiorową inteligencję.
- Spotkania nieformalne : zjednoczyć grupę, lepiej poznać swoich pracowników i współpracowników…
Jaki rytm?
Trudno określić konkretny rytm dla optymalnej komunikacji menedżerskiej. W zależności od rodzaju działalności, wielkości organizacji/firmy, geograficznego rozproszenia pracowników, tempo wymian może się znacznie różnić.
Jednak ważne jest, aby komunikować się regularnie. Menedżer może definiować regularne i ustrukturyzowane spotkania zbiorowe i indywidualne, których terminy i cel będą komunikowane zaangażowanym pracownikom, ale także może umieścić rozmowę kwalifikacyjną w porządku dziennym lub tygodniowym, jeśli zajdzie taka potrzeba. nagłego, nieprzewidzianego.
Rytm różnych punktów można zatem wyrazić w następujący sposób:
- dzień do dnia - Spotkanie menedżera i współpracowników.
Cel: rozpocząć dzień i szybko przyjrzeć się zadaniom, misjom i projektom w toku.
Na przykład każdy członek zespołu jest proszony o opowiedzenie, co robił dzień wcześniej, jakie cele osiągnął, nad jakimi projektami będzie pracował w ciągu dnia, jakie napotka trudności.
Te stosunkowo nieformalne wywiady (lub briefy) zwykle odbywają się zawsze w tym samym czasie. Każdy pracownik ma około 1 minuty, aby powiedzieć, co ma do powiedzenia. Może to być również okazja dla menedżera do zmotywowania swoich żołnierzy za pomocą anegdoty, pozytywnej myśli… Aby uzyskać większą wydajność, wszyscy członkowie zespołu muszą być obecni i uczestniczyć - fizycznie lub wirtualnie poprzez rozmowę telefoniczną / konferencję visio, prezentację e-mail swoją pracę, jeśli nie mogą zrobić inaczej.
- co tydzień - Spotkanie menedżera i współpracowników.
Cel: dokładniejsze określenie postępów (z góry określenie wskaźników, które będą stosowane), ustalenie terminów i celów na nadchodzący tydzień.
Chodzi o to, aby zaangażować pracowników w pewne strategiczne decyzje, aby nadać sens misjom. Najlepiej byłoby, gdyby te stosunkowo formalne cotygodniowe spotkania odbywały się przy stole i trwały maksymalnie od 1 do 2 godzin. Skupiają wszystkich członków zespołu.
- miesięczny - Spotkanie kierownika i zaangażowanych pracowników.
Cel: dokonać bardziej formalnej aktualizacji postępów miesiąca i określić cele na nadchodzący miesiąc, zaktualizować wskaźniki, zmodyfikować harmonogramy i terminy projektów, jeśli to konieczne. Może to być również kwestia podsumowania trwającego treningu/coachingu.
Spotkania te najlepiej będą odbywać się rano, aby zmaksymalizować ich skuteczność i będą trwały od 1 do 2 godzin. Wezwanie wszystkich członków drużyny nie jest obowiązkowe. Menedżer zrobi to zgodnie ze sposobem działania zespołu i praktykami firmy.
- coroczny - Menedżer i współpracownicy spotykają się indywidualnie lub cały zespół/firma.
Cel: roczne rozmowy oceniające dla menedżera i każdego z jego pracowników, seminarium firmowe, sesja teambuildingowa, konkretne wydarzenia …
Seminaria, sesje integracyjne i inne coroczne wydarzenia odbywają się na miejscu lub na zewnątrz i gromadzą wszystkich członków zespołu, wszystkich pracowników itp. zgodnie z kontekstem.
Oceny roczne mają bardzo precyzyjne ramy i są przeprowadzane według określonych zasad.
