Zrzeszające wielu wystawców i otwarte na dużą publiczność ekspertów - lub przynajmniej specjalistów w tej dziedzinie - te spotkania eventowe mają na celu promowanie i rozwój w jednym i tym samym miejscu - na ogół w krótkim okresie - wymiany między profesjonalistami z tego samego sektora działalności.
Streszczenie
- Dlaczego wystawiać się na targach?
- - Jakie są zalety tego typu imprezy?
- Kluczowe etapy
- - Przed imprezą - przygotowanie spektaklu
- - Podczas imprezy
- -Po operacji
Dlaczego wystawiać się na targach?
Wydarzenia te, z racji tego, że łączą podaż i popyt na to samo wydarzenie, są świetnymi okazjami do wykorzystania! Jak zawsze, pod warunkiem, że starannie przygotujesz swój udział i nie pozostawisz nic przypadkowi!
Obecność na targach nie jest narzędziem zarezerwowanym dla działu komunikacji. Jest to bardzo istotna dźwignia dla kilku działów firmy. Oczywiście przede wszystkim handlowcy, ale także menedżerowie produktu, kierownicy rynku, kierownicy biur projektowych itp. Identyfikowanie nowych perspektyw, budowanie lojalności klientów, poznawanie nowych partnerów, wyczuwanie trendów rynkowych, możliwości, by zostać wykorzystanym lub być na bieżąco z najnowszymi innowacjami… To wszystko możliwości, jakie daje udział w targach!
Jakie korzyści oferują targi?
Wśród wielu zainteresowań, które mają być wyeksponowane na targach, znajdziemy:
- widoczność firmy: obecność w mediach komunikacyjnych targów znacznie poszerza pole widoczności firmy. Rzeczywiście, wsparcie to zostanie przekazane wielu odwiedzającym, zwiększając w ten sposób możliwości kontaktu dla firmy. Ponadto, kto mówi stoisko, mówi broszury reklamowe i inne środki komunikacji specyficzne dla wystawcy (obiekty reklamowe, próbki itp.). Te podpory są pod tym względem niezbędne, w odpowiednich ilościach i zoptymalizowane do okazji. Udział w takim wydarzeniu może ponadto uwiarygodnić nowy podmiot na rynku.
- prezentacja nowych produktów/usług: targi to doskonała okazja do pokazania panelowi potencjalnych klientów lub aktorów, którzy są ekspertami w tej dziedzinie, nowego know-how lub innowacji (makiety, prototypy, pokazy, projekcje filmowe lub podczas publicznych prezentacji lub konferencji organizowanych przy salonie ).
- spotkanie z nowymi perspektywami: wielu odwiedzających targi to potencjalni nabywcy. To wyjątkowa okazja, aby do nich podejść i je zdobyć!
- lojalność klientów: wśród zwiedzających niektórzy są już klientami wystawcy. Pokaz może być wtedy okazją do nawiązania z nimi silniejszych relacji, dostarczenia im konkretnych ofert / rabatów związanych z pokazem itp. Krótko mówiąc, aby utrzymać je w księdze klienta, a przede wszystkim sprawić, by chciały tam pozostać!
- tkać nowe synergie: profesjonalne wydarzenia to wyjątkowa okazja do interakcji z nowymi partnerami z różnych środowisk (dostawcy, inwestorzy, sponsorzy itp.).
- humanizacja relacji: tutaj jest świetna okazja do wymiany ze swoimi klientami / dostawcami / partnerami biznesowymi w bardziej ludzki sposób (przy drinku, w przerwie obiadowej, kolacji, koktajlu itp.), a czasem nawet na nawiązanie kontaktu !
Udział w targach - kluczowe kroki
Udział w targach to tak naprawdę projekt. Przede wszystkim powinno być starannie wybieraj profesjonalne wydarzenia, w których chcesz wziąć udział, w oparciu o swoje cele i strategię. Potem przychodzi czas na przygotowania: kto weźmie udział? Jakie narzędzia komunikacji zostaną wykorzystane? Jakie wizualizacje? Które stanowisko wybrać?… Zbudowanie retroplanowania będzie odpowiednie, aby mieć dobrą widoczność nadchodzących zadań, ich organizację pod względem harmonogramu, czasu trwania, środków itp.
W tym dniu każdy obecny pracownik musi znać swoją rolę. Powinny być gotowe broszury reklamowe i inne materiały promocyjne. Atrakcyjne i dobrze umiejscowione stoisko.
Gdy drzwi targów są zamknięte, a stoisko zdemontowane, następuje praca polegająca na podsumowaniu, informacjach zwrotnych i starannym monitorowaniu, aby uzyskać jak najlepsze korzyści z tego wydarzenia.
Przed wydarzeniem: przygotuj się do występu
Targi nie mogą być przygotowane na ostatnią chwilę. Generalnie to organizacja, która tworzy pokaz, prowadzi wystawców w ich podróży. Rejestracja na profesjonalne wydarzenie jako wystawca odbywa się zwykle z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Niektóre demonstracje są drakońskie w organizacji i nie tolerują żadnych opóźnień. Dlatego ważne jest, aby być dobrze poinformowanym, aby zrobić to z wyprzedzeniem! Im bardziej zaawansowana jest rejestracja, tym większe szanse na uzyskanie stoiska idealnie ustawionego i odpowiednio skonfigurowanego. Pierwsza rejestracja, pierwsza obsłużona (oczywiście według indywidualnych budżetów i możliwości!).
Wcześniej ważne jest prawidłowe wyznaczyć cele związane z tym wydarzeniem. Wybór widowiska zostanie dokonany według: sektora działalności, tematu, miejsca, terminów, warsztatów/konferencji/możliwych debat itp. Konieczne jest wówczas określenie środków, które zostaną przeznaczone: budżet, zasoby ludzkie, materiały itp.). Idealnie byłoby powołanie „pokazowego” zespołu projektowego, skupiającego osoby z różnych działów (marketingu, komunikacji, sprzedaży itp.), które będą pilotować projekt jako całość, jest gwarancją sukcesu. Zwłaszcza, że generalnie spektakl planowany jest z roku na rok.
Gdy wszystko to zostanie potwierdzone, nadszedł czas na podjęcie działań!
Harmonogram retro
To podstawowe narzędzie do przygotowania targów! Rzeczywiście, kiedy data, dokładna lokalizacja rzadko ulega zmianie (w każdym razie, ze względu na wystawców), należy od tego momentu zacząć, aby rozwinąć, z mocą wsteczną, całe planowanie projektu „udział w takim pokazie”.
Zwykle kroki są następujące:
- rejestracja od firmy na imprezę
- rezerwacja lokalizacji: Lokalizacja stoiska na targach oraz jego wielkość to przede wszystkim kwestia budżetu.
- konfiguracja stoiska według lokalizacji: niezbędny krok do sukcesu, do pracy z kolejnym krokiem!
- rezerwacja mebli i dekoracji : stoisko będzie wizytówką firmy na czas trwania targów. Dlatego ważne jest, aby zadbać o design, kolorystykę, atmosferę tego ostatniego.
- rezerwacja hoteli i ewentualny transport dla zespołu, który będzie na stoisku
- weryfikacja ważności dowodów osobistych/paszportów/wiz konieczne (zwróć uwagę na opóźnienia administracyjne)
- przygotowanie Media komunikacyjne (broszury, wizualizacje, logo firmy, oznakowanie, artykuły reklamowe, modele, prototypy, wizytówki, film firmowy itp.)
- rozpocznij komunikację (sieci społecznościowe, mailingi, inserty reklamowe itp.) oraz zaproszenia
- trenować i informować zespół kto będzie na stoisku?
Lista kontrolna
W dniach poprzedzających pokaz do dnia poprzedzającego imprezę konieczne jest kilka sprawdzeń:
- lokalizacja i kompletne umeblowanie
- przydział pokoi hotelowych i biletów podróżnych
- dystrybucja plakietek wstępu do poczekalni i innych naklejek na pojazdy,
- weryfikacja tektury, broszur i innych nośników komunikacji
- tektura konstytucyjna "zestaw na wszystko": nożyczki, długopisy, taśma, zszywki, klej, papiery, ręczniki papierowe, ręczniki papierowe, naczynia, środki czystości itp.
- sprawdzenie połączeń na stojaku
- briefing dress-code: z, zawsze w duchu, że zespół obecny na pokazie reprezentuje wizerunek firmy!
Podczas wydarzenia
Prowadzenie stoiska na targach nie kończy się na pozostaniu za ladą, dopóki gość nie zechce podejść! Oto kilka pomysłów na udane show:
- przygotuj swoje stoisko, gdy tylko drzwi wystawowe się otworzą
- idź do gości i witaj ich serdecznie (bądź gościnny i uśmiechnięty, unikaj miodowego stylu)
- oferować kawę i małe wypieki lub inne lokalne produkty
- odnotuj na dostarczonym w tym celu dokumencie każdy nawiązany kontakt (imię i nazwisko, dane kontaktowe, firma, funkcja, rekomendacja do naśladowania po wystawie itp.) tak, aby na bieżąco aktualizować i rozbudowywać swoją kartotekę klienta.
- poznaj stoiska innych wystawców (może to dać pomysły na przyszły udział, ale także pozwala na dyskretne obserwowanie określonego sektora)
- animować lub uczestniczyć w różnych działaniach pokazu: konferencjach, debatach, warsztatach itp.
- pozostać aktywnym i dynamicznym do czasu zamknięcia targowych drzwi (nic bardziej nie powstrzymuje zwiedzającego, aby zobaczyć wystawcę rozkładającego swoje stoisko przed czasem)
Po operacji
Po zakończeniu wydarzenia praca na tym się nie kończy. Kontakty biznesowe, prośby o dokumentację itp. należy załatwiać niezwłocznie. Aby to zrobić, zaleca się poleganie na dokumencie wypełnionym przez różnych członków zespołu pokazowego.
Odprawa dotycząca udziału w pokazie jest również niezbędna, aby uwzględnić wszelkie czkawki, aby je naprawić i być jeszcze lepszym następnym razem!
