Można by pomyśleć, że poświęcenie czasu na refleksję spowalnia działanie, ale tak nie jest. Rzeczywiście, odpowiednie rozwiązanie umożliwia dążenie do wydajności i nie gubienie się w bezproduktywnym wzburzeniu.
Czy jako menedżer powinieneś podejmować decyzje samodzielnie, opierając się na radach grupy lub przedstawiając swoje pomysły innym?
Niekoniecznie decydujemy w ten sam sposób w kwestii administracyjnej, strategicznej lub taktycznej. itp. Powinieneś też wiedzieć weź niezbędną odległość żeby emocje nie kierowały jego decyzjami…
Decydowanie jest więc nie lada sztuką! Na szczęście istnieją narzędzia i metody, które pomagają dokonać właściwego wyboru. Nawet jeśli większość decydentów wybiera między 2 alternatywami, głównie na podstawie swoich uczuć.
Czym jest decyzja?
Decyzja kierownicza to wybór między kilkoma możliwymi opcjami po rozważeniu zalet i wad każdej z tych opcji i przeanalizowaniu konsekwencji w ramach początkowego zestawu celów.
Podejmowanie decyzji może przybierać różne aspekty, w zależności od kontekstu, sytuacji, problemów oraz osobowości/kompetencji osoby podejmującej decyzję:
- decyduj sam po dokładnym rozważeniu samego siebie,
- pomyśl i zdecyduj w kolektyw ,
- polegać na radach poinformowany przez zewnętrznych ekspertów,
- zdecydować się nie decydować ,
- zagraj w strusia i zostaw to przypadkowi ,
- podążaj za swoją intuicją czasami wbrew wszelkim przeciwnościom,
- obserwuj, jak zachowują się inni w takiej sytuacji i lubię ich ,
- itp.
Ramy decyzyjne
Generalnie są 2 osie podejmowania decyzji: solo lub w grupie. Każda z tych opcji ma swoje mocne strony i ograniczenia.
Zdecyduj sam
Jeśli samodzielna decyzja jest dla niektórych czasem sposobem na ustalenie określonej władzy, to na pierwszy rzut oka wydaje się prosta i ma pewne zalety, takie jak:
- Prędkość : osobisty wybór po przeanalizowaniu różnych możliwych opcji bez konieczności nadmiernego kwestionowania innych.
- Prostota wdrożenia : brak spotkania do zorganizowania lub utworzenia think tanku.
- Usuwanie wpływów i manipulacji różnorodny: osobisty wybór dokonany w jego duszy i sumieniu, bez poddawania się jakimkolwiek wpływom hierarchicznym, emocjonalnym, finansowym, politycznym itp.
Faktem jest, że ma to jednak pewne wady:
- Subiektywność : decyzja podjęta zgodnie z osobowością decydenta, jego doświadczeniem, jego wiedzą, jego hierarchiczną pozycją itp.
- Brak perspektywy : emocje mogą zniekształcić decyzję, szczególnie w sytuacji kryzysowej, gdzie wybór często jest dokonywany w nagłych wypadkach.
- Szkodliwa decyzja : z powodu braku kompetencji i/lub odpowiedniej wiedzy w zakresie określonych punktów.
- Waga negatywnych konsekwencji : W przypadku złego wyboru różne konsekwencje mogą być ciężkie do zniesienia.
Zdecyduj jako grupa
Drugą opcją podejmowania decyzji jest mniej lub bardziej ograniczone korzystanie z grupy. Tak więc decyzja zostanie podjęta:
- Przez konsensus : każdy uczestnik spotkania decyzyjnego wyraża swoją opinię. Nie chodzi o znalezienie opcji, która spełni wszystkie oczekiwania, ale o porozumienie typu win-win, w którym każdy znajdzie swoje konto i obroni się na koniec spotkania.
- Do większości : głosowanie indywidualne po refleksji i analizie zbiorowej. Grupa odniosła się do opcji wybranej przez większość uczestników.
- Przez delegację : wyznaczenie różnych przedstawicieli różnych podgrup lub ekspertów, którzy są odpowiedzialni za wypowiadanie ich opinii i reprezentują ich podczas sesji decyzyjnych (np. przedstawiciele pracowników, związkowcy, specjaliści techniczni itp.) .
Podobnie jak decyzja podjęta solo, decydowanie w grupie oferuje różne zalety , pośród których :
- Uwikłanie całego zespołu w procesie podejmowania decyzji: każdy członek zespołu bierze udział w refleksji, wnosząc swój punkt widzenia i rozwiązania. Każdy słucha innych i uświadamia sobie nowe elementy. Grupa wykorzystuje swoją zbiorową inteligencję w celu rozwiązania postawionego problemu we wspólnym celu, jakim jest podjęcie możliwie najbardziej adekwatnej ostatecznej decyzji.
- Odpowiedzialność członkowie zespołu: wszyscy są świadomi problemów i odpowiednio postępują.
- Wzmocnienie spójność grupy : refleksja zbiorowa wzmacnia więzi między pracownikami tego samego zespołu.
ale też wyświetla pewne ograniczenia :
- Dłuższy i bardziej żmudny proces do realizacji: organizacja spotkań, sesje refleksji zbiorowej, sporządzanie raportów itp.
- Konflikty w przypadku większych nieporozumień i braku konsensusu: osoba, która nie głosowała na wybór większości, może spowolnić wdrożenie wybranego rozwiązania, a czasem nawet posunąć się do jego sabotowania.
- Wzmocnienie pracownika, gdy jest reprezentowany: ukryte za swoim przedstawicielem, niektóre osoby mogą całkowicie oderwać się od wszelkiej odpowiedzialności za podejmowane decyzje, co ostatecznie szkodzi całemu zespołowi.
Etapy procesu decyzyjnego
Niezależnie od tego, czy decyzja jest podejmowana indywidualnie, czy zbiorowo, proces podejmowania decyzji jest zasadniczo taki sam i przebiega zgodnie z 4 jasno określonymi kluczowymi etapami.
-
Zidentyfikuj problem do rozwiązania
Pierwszym krokiem w procesie podejmowania decyzji jest: jasno i precyzyjnie określić problem do rozwiązania.
Chodzi więc tutaj o uświadomienie sobie różnicy, w momencie „t”, między celem/projektem wstępnie zdefiniowanym a rzeczywistością, oraz o to, że istnieje potrzeba działania w celu naprawienia sytuacji.
-
Zidentyfikuj różne możliwe opcje
Gdy sytuacja jest już dokładnie określona, nadchodzi moment, aby… zidentyfikować różne możliwe wybory :
- zbierz wszystkie informacje, dane, liczby dotyczące tego problemu
- przeanalizuj problem wcześniej, źródła, które doprowadziły do zaczepu
- zwrócić się do jakichkolwiek ekspertów, porad lub opinii z zewnątrz
- badać podobne stany i/lub pytać o dobre praktyki w podobnej sytuacji
- opracować odpowiednie i wysokiej jakości rozwiązania
-
Przeanalizuj konsekwencje dla każdej opcji
Kiedy wszystkie możliwości zostaną wymienione, powinieneś wtedy pomyśl o konsekwencjach - analiza ryzyka i różne czynniki sukcesu - dla każdego z nich:
- wymienić wady i zalety każdej ze zidentyfikowanych opcji
- obliczyć koszty
- zmierzyć ryzyko
-
Zdefiniuj wybraną opcję i zaimplementuj ją
Po przejrzeniu i dokładnej analizie możliwości, ostatnia faza to faza zdefiniowanie i wdrożenie najodpowiedniejszego rozwiązania :
- określić, które rozwiązanie jest najodpowiedniejsze w odpowiedzi na dany problem spośród wszystkich badanych propozycji
- sprawdź, czy wszystkie parametry zostały wzięte pod uwagę
- wymienić działania do wykonania i wskazać różne zaangażowane podmioty;
- zdefiniuj role i obowiązki każdego
- ustal harmonogram monitorowania, aby sprawdzić, czy kierunek działań jest rzeczywiście właściwy
Pułapki, których należy unikać
Podejmowanie decyzji to proces, który może być trudny. Rzeczywiście ma pewne pułapki, których należy unikać:
- decydować pod wpływem emocji, nie poświęcając czasu na cofnięcie się niezbędne do odpowiedniej analizy faktów: nawet jeśli w takich momentach pojawia się silny wymiar emocjonalny, fundamentalne jest zachowanie racjonalności w swoich pozycjach.
- być pod wpływem osób trzecich
- podjąć złą decyzję z powodu braku wiedzy i/lub informacji
Narzędzia wspomagające podejmowanie decyzji
Istnieje wiele narzędzi, które pomagają podejmować właściwe decyzje. Przybierają formę dashboardów z ich wskaźnikami, macierzami… Ich celem jest ograniczenie podejmowania ryzyka poprzez zmniejszenie niepewności i przedstawienie kontekstu.
Każda sytuacja ma swoje własne narzędzia:
- Zarządzanie projektami z pulpitem nawigacyjnym do zarządzania wykonaniem pracy.
- Zarządzanie czasem w celu zarządzania priorytetowymi zadaniami poprzez ustalanie priorytetów ich ważności i pilności.
- Proces marketingowy do budowy planu działania.
- Kontrola zarządcza do monitorowania budżetu.
Oto 2 ogólne narzędzia, które warto znać:
- Drzewo decyzyjne
- Macierz decyzyjna
W przypadku złożonych problemów narzędzia systemowe mogą być używane do modelowania zestawu interakcji i podejmowania decyzji między kilkoma możliwymi opcjami.
Podobnie systemy informacyjne dostarczają cennych danych ilościowych i jakościowych, aby zrozumieć dużą liczbę problemów. Dostarczają potężnych narzędzi analitycznych do interpretowania trendów, rozumienia złożonych mechanizmów, analizowania faktów i dostrzegania słabych sygnałów.
