Spotkanie informacyjne to bardzo ciekawe narzędzie, aby być jak najbliżej swoich pracowników. Ma podwójną zaletę: umożliwia natychmiastowe przekazywanie ważnych faktów i jeszcze większe zaangażowanie zespołu. Po bardziej szczegółowym przywróceniu zainteresowania tym instrumentem proponujemy Państwu skoncentrowanie się na dobrych praktykach w tej materii. Cel: abyś mógł konkretnie wykorzystać brief w swoim zarządzaniu.
Jak wygląda odprawa zespołu?
Jest to bezpośredni sposób komunikacji ze wszystkimi pracownikami, podobny do mini spotkania. Charakteryzuje się nieformalną stroną, gdzie wymiana jest priorytetem . Każdy może wypowiedzieć się na temat, który uruchamiasz, zadawać pytania …
Jeśli chodzi o tryb, uczestnicy stoją zarówno na siedząco, jak i na stojąco. Być może słyszałeś o technice spotkań na stojąco. Cóż, zwykle odbywa się to na odprawach drużynowych!
Dlaczego warto korzystać z tego narzędzia?
Ogólnie rzecz biorąc, używasz tego narzędzia do zarządzania albo w sposób powtarzalny i zorganizowany - były. w każdy poniedziałek, aby podsumować nadchodzący i miniony tydzień - albo na zasadzie ad hoc gdy pojawia się potrzeba informacji (przekaz kierownictwa do przekazania, nieprzewidziane zdarzenie itp.).
W przypadku zaplanowanych spotkań, członkowie zespołu zwykle mają możliwość poproszenia o dodanie motywów w porządku obrad.
Zainteresowanie spotkaniami informacyjnymi
Zobaczmy teraz główne korzyści:
- przesłać wiadomość poprzez natychmiastowe zbieranie informacji zwrotnych od zespołu,
- przewidywać dysfunkcje lub znajdź szybkie rozwiązania,
- angażować ludzi w zbiorowym sukcesie i rozwijaniu poczucia przynależności,
- tchnąć kulturę korporacyjną dzieląc się wizją, misjami,
- zbierać pomysły i sugestie od Twoich pracowników,
- przewidywać plotki przewodzenie poprzez jasną i jednoznaczną komunikację,
- pozwolić wszystkim poznać rolę innych w drużynie,
- ułatwić koordynację zespołu ,
- dokonywać skutecznej aktualizacji postępów w realizacji zadań każdego i osiąganie wspólnych celów,
- ponownie zmobilizować wojska, ,
ale także dla wzmocnienia Twój wizerunek lidera !
Krótki jest rzeczywiście potężne narzędzie do zarządzania, które przybliży Cię do Twoich pracowników . Jest to nawet niezbędne w Twojej działalności jako menedżera.
Jak przeprowadzić brief zespołu
Częstotliwość
Jeśli Twój brief jest zaplanowany, może odbywać się co tydzień . Pamiętaj, że niektórzy menedżerowie organizują jeden dzień. Mierzone zgodnie z problemami, zespołem, kontekstem itp. Szybkość i pragmatyzm tego spotkania przemawia za częstym korzystaniem.
W przypadku wyjątkowej komunikacji nic nie stoi na przeszkodzie, by sprowokować mini spotkanie pomiędzy 2 zaplanowanymi briefami.
Czas trwania
Brief z definicji jest krótki. Pozwól maksymalnie 30 minut.
Uważaj, aby nie zamienić go w „klasyczne” spotkanie z niekończącymi się debatami.
Miejsce
Bardzo często przeprowadza się tę wymianę w przestrzeni roboczej współpracowników. Ta praktyka ma zalety i wady. Jedną z zalet jest wzmocnić szybką, nieformalną stronę bez „spotkania” . Z drugiej strony ryzyko nie polega na tym, aby w pełni przykuć uwagę wszystkich ponieważ te ostatnie, będąc blisko swoich stacji roboczych, mogą nie odczepić się całkowicie. Aby zobaczyć zatem zgodnie z konfiguracją lokalu.
W niektórych przypadkach bardzo dobrze sprawdza się odosobniona przestrzeń w pobliżu stacji roboczych.
W przypadku, gdy pracownicy pozostają na miejscu, nalegać na zaprzestanie swojej działalności , włącz przekierowanie połączeń itp. Krótko mówiąc, rób wszystko, co możliwe, aby nie przeszkadzać.
Utrzymuj spotkania w pozycji stojącej ma wiele zalet: unikanie spędzania czasu na szczegółach, pozwala odciąć się od aktywności poprzez przyjęcie innej pozycji niż siedzenie przed komputerem.
Liczba uczestników
Aby ułatwić wymianę, nie przekraczaj dziesięciu uczestników. Jeśli zarządzasz dużym zespołem, zachowaj kilka briefów (według działu, projektu itp.) zgodnie z najodpowiedniejszym pogrupowaniem według poruszanych tematów i zagadnień.
Przygotowanie
Szybki punkt nie oznacza braku przygotowania. Przewiduj pytania, zbieraj ważne dane itp. dla spraw, aby odprawa była jak najbardziej efektywna i wzmocnij swój wizerunek jako profesjonalnego menedżera.
Najlepsze praktyki dotyczące udanej odprawy
- Opowiedz z wyprzedzeniem, jakie tematy poruszasz, cele, a także czego oczekujesz od każdego z nich . Ponieważ poszukuje się szybkiej wydajności, musisz natychmiast przyciągnąć uwagę publiczności. Użyj reklamy lub szokującego sformułowania typu: „Wykonałeś niezwykłą pracę”, „Ogromna szansa jest dotarcie do nas”,…
- Wystawiaj szybko ustnie, na tablicy lub flipcharcie (patrz plik metodyczny dotyczący korzystania z flipchartu), tematy, którymi chcesz się zająć
- Określ maksymalny czas trwania
- Zaproś swoich pracowników do wyrażenia siebie, aby zebrać ich opinie , nie monopolizuj podłogi. Uważaj, aby podczas briefu nie otwierać niekończącej się debaty, wbrew jej celowi. Zbierz informacje i zaplanuj dedykowane spotkanie, aby rozwiązać ten problem.
- Wykaż prawdziwą chęć słuchania i nie udawania . Nie będziesz długo oszukiwać członków swojego zespołu, aby uwierzyć, że zwracasz uwagę na to, co mówią. Konkretnie, jeśli nie weźmiemy pod uwagę żadnych sugestii ani eskalacji problemu, następne briefy będą sterylne. Wręcz przeciwnie, zsumuj postęp po uwzględnieniu uwag.
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Narzędzia do zarządzania
