Niezbędne jest, zarówno dla menedżera, jak i członków jego zespołu, mieć jasną wizję celów i wyzwań różnych powierzonych misji, utrzymywać pogodny klimat pracy i przyczyniać się do osobistej wydajności każdego z nich, ale także do zbiorowej efektywności.
W tym celu istnieje narzędzie o niesamowitej wydajności dla tych, którzy wiedzą, jak z niego korzystać: informacja zwrotna.
Z czego składa się informacja zwrotna?
Ten anglicyzm – który można przetłumaczyć jako „sprzężenie zwrotne” – oznacza kontynuację, regularny punkt między menedżerem a jego współpracownikami w odniesieniu do podejmowanych wysiłków lub zachowań, które należy zmodyfikować. Może to być również podejście, które ma miejsce między pracownikami między sobą lub nawet między różnymi menedżerami firmy. Celem takiego podejścia jest ciągłe doskonalenie.
To narzędzie jest częścią globalne podejście do komunikacji i może przybierać różne aspekty.
Ponadto, aby była skuteczna i konstruktywna, musi: opierać się na precyzyjnych, faktycznych i obserwowalnych elementach . Wszelkie osądy jednostki będą musiały zostać zakazane pod karą unieważnienia całego procesu i wywarcia destrukcyjnego wpływu na atmosferę i całkowicie odwrotnego do zamierzonego.
Celem jest: zachęcać osobę do utrzymania tempa, zwiększenia wydajności, a nawet skorygowania pewnych działań/zachowań .
Rozmowa zwrotna powinna otwarty dialog co do danego zachowania i/lub działania. Nie jest to bynajmniej monolog ze strony tego, kto go wygłasza.
Różne rodzaje informacji zwrotnych
Rozróżniamy różne efekty sprzężenia zwrotnego, w zależności od działania i/lub zachowania, do którego się odnoszą oraz pożądanego celu. We wszystkich przypadkach informacja zwrotna musi być przekazana z szacunkiem dla osoby, do której jest kierowana.
Negatywna opinia
Delikatne, ale używane głównie przez menedżerów, którzy z różnych powodów (koncepcja zarządzania, skromność, niezdarność itp.) porzucają to, co pozytywne, tego typu informacje zwrotne, przekazywane w sposób konstruktywny, mają na celu poprawę i progresję. Celem jest, aby każdy uświadomił sobie swoje błędy i słabości i nauczył się od nich. Jeśli błąd jest ludzki, ważne jest, aby wiedzieć, jak uczyć się na jego prawdopodobieństwie.
Zobacz także „Jak radzić sobie z krytyką”.
Pozytywne opinie
Często pomijane - błędnie, ale łatwiejsze do przekazania niż negatywne opinie, ta pozytywna informacja zwrotna na temat podjętego działania lub zachowania jest silnym czynnikiem motywującym. Rzeczywiście, wyzwala pozytywną dynamikę dla pracownika. Umacnia pewność siebie, pobudza kreatywność i wzmacnia spójność zespołu. Koło korzyści, które szybko rozprzestrzenia się na całą firmę.
Przykłady pozytywnych informacji zwrotnych: gratulacje, uznanie określonej umiejętności,
Korygująca informacja zwrotna
Służy do korekty osi pracy lub zachowania pracownika, gdy ten idzie w złym kierunku, ma być lepiej postrzegany, bardziej konstruktywny niż zwykła negatywna informacja zwrotna. Jego celem jest: doprowadzić do zmiany podejścia pracownika w określonym kontekście .
Przybiera formę konstruktywnej krytyki: poprawienia takiego lub takiego konkretnego punktu, porad „eksperckich”, coachingu itp.
Uwaga: przed udzieleniem informacji zwrotnej należy cofnąć się o krok – chyba że sytuacja jest poważna i zagraża komukolwiek.
Zainteresowanie procesem informacji zwrotnej
Korzyści z wdrożenia takiego podejścia w swoim dziale/firmie są liczne:
- Utrzymuj relację zaufania z członkami swojego zespołu poprzez naturalną i otwartą komunikację.
- Upewnij się, że wszyscy zrozumieli swoją misję i idzie we właściwym kierunku.
- Nadaj więcej znaczenia misji każdej osoby : uświadamiając sobie tajniki i znaczenie swojej misji, pracownicy są bardziej odpowiedzialni, bardziej zaangażowani, bardziej autonomiczni. W ten sposób wzmacnia się inteligencja zbiorowa.
- Rozpoznaj pracę, umiejętności i talent członków jego zespołu: regularnie podkreślając cechy i sukcesy.
- Przyciąć i zaoferować pracownikowi możliwość poprawienia sytuacji w bieżącym pliku, poprawienia niezauważonego błędu itp.
- Pozwól pracownikowi się rozwijać , poprawić swoje podejście do projektu, danej misji itp.
- Rozbrój wszelkie przeszkody / trudności od pierwszych objawów: komunikuj się, nie czekając na degenerację z jakiejkolwiek strony. Rzeczywiście, niewystarczająco wcześnie uwzględniony dyskomfort wywołuje nie tylko niechęć, złość czy rozgoryczenie wśród bohaterów, ale może też mieć katastrofalne skutki dla zespołu, a nawet firmy… Dlatego tak ważne jest jak najszybsze komunikowanie się.
- Dla menedżera jest to okazja do oceny swojego stylu zarządzania , dokonaj wszelkich poprawek i udoskonalaj się w praktyce swojej sztuki lepiej poznaj siebie …
Skonfiguruj proces opinii
Podejście to jest częścią globalnej strategii komunikacyjnej w firmie. Pracownicy muszą być informowani o istnieniu tej praktyki i znać jej tajniki.
Podejście urzeczywistnia się przez regularne, szybkie i ustrukturyzowane wywiady zwrotne. Aby być konstruktywnym i znaczącym, wywiad musi zostać przeprowadzony w ciągu 24 do 48 godzin od wspomnianego zachowania. Poza tym podejście traci całe swoje znaczenie.
Przeprowadź udany wywiad z informacją zwrotną
Jak każda wymiana, takie spotkanie, choć nieformalne, jest przygotowywane. Ważne, aby każdy z bohaterów był dostępny i przygotowany.
Kilka sposobów na pomyślną informację zwrotną:
- Stwórz klimat zaufania w zespole / dziale / firmie: pracownicy muszą czuć się szanowani, wysłuchani i rozważeni.
- Wybierz odpowiedni czas aby przekazać informację zwrotną: nawet jeśli te spotkania są raczej nieformalne, konieczne jest zaplanowanie spotkania w czasie, gdy 2 protagoniści są w pełni dostępni.
- Wybierz odpowiednie miejsce i formę : wybierz miejsce na tyle ciche, aby nie przeszkadzać i/lub rozpraszać co 2 minuty i nadaj spotkaniu nieformalny, ale ustrukturyzowany charakter.
- Weź wystarczającą odległość przed udzieleniem informacji zwrotnej: reagowanie pod wpływem emocji - szczególnie negatywnej - rzadko ma znaczenie. Ponadto lepiej jest używać względnie neutralnego tonu, aby uwolnić się od wszelkich pasożytniczych emocji i pokierować drugim, niż go osądzać.
- Opierać się na faktach, czynach lub obserwowalnych i wymiernych elementach : pomyślna informacja zwrotna jest udzielana w przypadku braku jakiejkolwiek oceny osoby. Menedżer udziela informacji zwrotnej na temat działań współpracownika, a nie jego osobowości, funkcjonowania, charakteru itp.
- Okazywanie empatii : komunikuj się, biorąc pod uwagę funkcjonowanie i potrzeby drugiej osoby, ćwicz aktywne słuchanie, przeformułowanie, aby uniknąć nieporozumień.
- Bądź szczery i życzliwy : autentyczność, szczerość i życzliwość to podstawowe elementy.
Informacja zwrotna to potężna dźwignia komunikacji i zarządzania. Odkryj SKS - Stop-Keep-Start, proste i skuteczne narzędzie, które pomoże Ci w tym procesie, a nawet okno Johariego na lepsze poznanie siebie i jego sposobu komunikowania się z innymi.
