Wiedza o tym, jak powierzyć określone zadania swoim pracownikom, kiedy i jak to zrobić, będzie dla Ciebie nieoceniona w roli menedżera. Dowiedz się poniżej, jak zwiększyć wydajność swoją i swojego zespołu.
Jedną z pierwszych pułapek, z jakimi boryka się nowo mianowany menedżer, jest delegowanie zadań, które często postrzega się jako utratę kontroli. Jednak delegowanie jest jedną z kluczowych umiejętności niezbędnych do sprawnego i ujednoliconego zarządzania.
Jaki jest wkład delegacji?
Pozbycie się pewnych zadań nie jest łatwym ćwiczeniem. To nawet niezła sztuka! Sprawna i skuteczna delegacja wymaga pewnego wysiłku i czasu, aby w pełni zrozumieć mechanizmy, a zwłaszcza korzyści, jakie przyniesie to dla siebie, ale także dla całego zespołu:
- Zmotywuj swoich pracowników - Dzięki delegowaniu tylko my będziemy mogli skoncentrować się na najważniejszych misjach Twojego stanowiska i najbardziej korzystnych dla Twojej firmy, ale także pozwolisz swoim pracownikom na większe zaangażowanie, podejmowanie inicjatyw, nadanie większego znaczenia własnym misjom, a tym samym zwiększyć ich motywację dziesięciokrotnie.
- Opanuj swój czas - Na papierze twój czas jest dobrze przydzielony. Organizujesz swoje dni tak, aby być efektywnym i mieć wizję projektów, planując krótko i długoterminowo. To jest teoria! Ponieważ w praktyce możesz szybko dać się wyprzedzić codziennym przykrościom i problemom – mniej lub bardziej natrętnym – które pojawiają się bez ostrzeżenia.
- Skoncentruj się na swoich priorytetach - Celem jest zatem zapewnienie, że marnuje się na nie jak najmniej czasu i poświęcenie maksymalnego wysiłku i koncentracji na tym, co najważniejsze. W końcu po to tu jesteś! Powierzenie tych niestrategicznych zadań osobie godnej zaufania, która jest kompetentna do tego typu misji, pozwoli Ci skupić się na swojej podstawowej misji, a mianowicie: sprawić, by Twój zespół pracował we właściwym kierunku i we właściwym tempie, aby przyczynić się do ogólny wzrost Twojej firmy i umożliwienie jej dalszego rozwoju.
- Wzmocnij członków swojego zespołu - Delegując, zaszczepiasz w swoich pracownikach poczucie odpowiedzialności, co skutkuje podniesieniem ich umiejętności, zwiększeniem motywacji i poczucia sensu w wykonywanym wysiłku. Cnotliwe koło jest w ruchu!
Kiedy powierzyć zadanie współpracownikowi?
Teraz, gdy jesteś już przekonany o korzyściach płynących z przydzielania określonych zadań swoim pracownikom, pozostaje określić, kiedy to zrobić.
Konkretnie, aby określić, czy daną misję można powierzyć jednemu z członków Twojego zespołu, możesz zadać kilka pytań:
- jeśli przydzielę taką a taką osobę do tej pracy, czy da mi to czas na skupienie się na zadaniach, które mają bardziej istotny wpływ na rozwój mojego działu, mojej firmy?
- Czy ktoś z mojego zespołu wydaje się być zadowolony z obszaru, który chcę delegować? Czy może przynieść innowacyjny kąt widzenia?
- czy powierzając takie a takie zadanie takiemu a takiemu pracownikowi, pozwala mu to pogłębić swoje umiejętności, wzbogacić je? Czy to nada nowy impet całemu zespołowi?
- Czy zgadzając się na outsourcing tej części mojej pracy, nada to większego znaczenia naszej misji jako całości?
- Jeśli deleguję to zadanie, czy pozwoli to mojemu zespołowi na większe zaangażowanie i znalezienie dodatkowej motywacji?
- Czy ta transmisja ułatwi inicjatywę wśród moich pracowników?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „tak”, deleguj!
Aby czuć się swobodnie i ćwiczyć opanowanie delegowania zadań, możesz zacząć od powierzenia drobnych rutynowych prac lub zleceń w którym zauważyłeś szczere i entuzjastyczne zainteresowanie członka Twojego zespołu. Może to być projekt prezentacji, układ pliku podzielonego na kilka plików, sortowanie e-maili czy nawet odpowiedź na niektóre z nich, zakup materiału…
Boisz się delegować, dlaczego jest to trudne?
Strach przed delegowaniem bardzo często wynika z tego, że kierownik obawia się, że pracownik, któremu powierza zadanie, nie spełni swojej misji . Pamiętaj, że jako menedżer odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie tej pracy zawsze będzie spoczywać na Tobie, niezależnie od tego, czy delegujesz, czy nie.
Delegowanie nie jest zatem pozbawione ryzyka. Od Ciebie zależy, czy zmierzysz wagę tego i powierzysz każde zadanie odpowiedniej osobie, w adekwatny sposób, tak aby zminimalizować ryzyko niezdolności lub niewystarczającej kompetencji.
Oprócz tego lęku w obliczu niezdolności człowieka do wykonywania pracy co najmniej tak dobrze, jak on sam, kierownik może powołać się na brak czasu, brak zaufania do współpracowników, dyskomfort wywołany przekonaniem, że przejdzie stąd niekompetentny, pewien niepokój podwojonego przez podwładnego, lęk przed nieumiejętnością delegowania, nawet pewna wina w powierzaniu misji, potrzeba kontrolowania wszystkiego, pewna duma itp. Niektórzy nawet myślą, że robiąc wszystko sami, usprawiedliwiają swoje stanowisko. Uważaj na wypalenie!
Jednak jako skuteczny menedżer, musisz mieć na uwadze, oprócz realizacji powierzonych Ci projektów, rozwój członków Twojego zespołu i rozwój ich umiejętności . To z konieczności wiąże się z delegowaniem!
Jak delegować? Kluczowe punkty
Zwykle tutaj sprawy stają się trudne. Ponieważ w przypadku delegacji komunikacja ma ogromne znaczenie! Bądź ostrożny, komunikacja nie oznacza pomocy od A do Z poprzez wyszczególnienie, jak wykonałbyś zadanie, które chcesz powierzyć. Nie ma też mowy o założeniu, że Twój pracownik czyta Twoje myśli i bardzo szczegółowo zna kontekst!
Wybierz najbardziej odpowiedni profil
Delegowanie to akt zarządzania. To dla Ciebie możliwość pogodzenia sukcesu powierzonego zadania z celem menedżerskim. Ciekawa dźwignia do zmotywować pracownika dryfować.
Zaufanie
Dobre delegowanie zaczyna się od wiary w inteligencję współpracownika, w jego zdolność do wykonania powierzonego mu zadania.
Wyjaśnij oczekiwany rezultat
Jak opisano powyżej, jest całkowicie zabronione i niepotrzebne wykonywanie misji tak, jak TY byś ją wykonał. Wystarczy opisać ogólny kontekst i podać oczekiwany rezultat. Bądź precyzyjny w werbalizacji tego ostatniego i upewnij się, że Twój współpracownik dobrze rozumie. Możesz na przykład użyć techniki zwanej przeformułowaniem, która polega na poproszeniu kolegi o powtórzenie własnymi słowami tego, co zrozumiał ze swojej nowej misji.
Ustaw osiągalny termin
Celem nie jest przenoszenie presji terminów, na które masz ochotę, na swój zespół. Zorganizuj się, aby dać rozsądny termin.
Zostaw swojego współpracownika autonomicznego
Aby wykonać zadanie, niech zrobi to Twój kolega! Jaką motywację musiałby mieć, aby co do joty postępować zgodnie z instrukcją obsługi? Niech się rozwinie jego ciekawość, jego kreatywność! Dzięki temu poczuje Twoje zaufanie do niego i będzie jeszcze bardziej wydajny i produktywny! Będzie motywacja! Gdybyś potrafił tę misję przedstawić w pozytywny sposób i nadać jej znaczenie nie tylko dla niego, ale dla całego zespołu, nawet całej firmy. I tak nie przesadzaj! Mogłoby to być postrzegane jako cynizm i mieć odwrotny skutek…
Udostępnij wymagane zasoby
Pozostawienie niezależności nie oznacza pozbawienia zasobów. Celem dla Twojego współpracownika jak i dla Ciebie jest powodzenie powierzonego zadania. Upewnij się więc, że ma dostęp do niezbędnych zasobów do wykonywania pracy, którą mu zleciłeś.
Zrób zwykły ścieg
To ważne, zwłaszcza w kontekście długich zadań, zaplanować kilka punktów na postęp prac . Pozwoli ci to konstruktywnie zapewnić, że projekt jest nadal w toku.
Bądź na bieżąco przez cały czas!
Oczywiście delegujesz, ale nie chodzi o zwykłe pozbycie się zadania i już się tym nie martwić. Pozostań otwarty i dostępny przez cały czas trwania zadania.
Podsumowując, delegowanie jest niezbędne! Ty - i nikt - możesz zrobić wszystko lub zagiąć czas. Jedną z Twoich misji jako menedżera jest optymalne zorganizowanie zespołu (którego jesteś integralną częścią). Nie powinieneś być dyktatorem ani nianią, ale wzorem do naśladowania, mentorem, liderem i powinieneś prowadzić swój zespół jak najlepiej. Czy to w interesie firmy, ale także w interesie wszystkich.
Więc… Uśmiechnij się, dasz radę!
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Umiejętność delegowania
