Przyjęcie funkcji doradczej w organizacji nie zawsze jest łatwe.
Po pierwsze, ta rola nigdy nie jest jasno zdefiniowana, ponieważ jest bardzo zróżnicowana w zależności od wartości i potrzeb organizacji oraz potrzeb osób. W pierwszej kolejności należy sobie uświadomić, że osoby pełniące rolę doradczą zawsze interpretują oficjalną definicję swojej roli, określoną w strukturze organizacyjnej. Z pewnością mają na nich wpływ ich osobiste potrzeby i postrzeganie potrzeb organizacyjnych. Powoduje to zatem powstanie szarej strefy wokół oficjalnej roli, która daje doradcy pewną swobodę. Dlatego każdy z nich wykonuje swoją pracę na swój własny, niepowtarzalny sposób.
Z drugiej strony, nie wszyscy klienci wewnętrzni mają takie same oczekiwania wobec doradcy. Niektórzy ludzie czasami oczekują mentoringu lub wsparcia ze strony zasobu, który poprowadzi ich przez proces analizy, który pozwoli im zminimalizować ryzyko podjęcia złej decyzji. W innych przypadkach klienci wewnętrzni to osoby, które lubią mieć dużą elastyczność operacyjną. Tego typu ludzie często wolą funkcjonować niezależnie i generalnie nie skąpią środków na osiągnięcie swoich celów. W takich sytuacjach klienci ci szczególnie potrzebują mentoringu, aby nie wychodzić poza dozwolone granice, zarówno operacyjnie, jak i prawnie, pod względem wartości organizacyjnych, a nawet moralnych.
Facylitator czy ekspert, jaki styl oddziaływania powinieneś przyjąć?
Widzimy zatem, że doradca musi czasem pełnić rolę facylitatora, a czasem eksperta. W pierwszym przypadku działa bardziej jak opiekun, w drugim bardziej jako strażnik zasad, wartości, polityk i procesów uznanych w organizacji. Więc jakiego stylu oddziaływania powinieneś użyć? Jak to znaleźć?
Doradca musi przede wszystkim zdać sobie z tego sprawębędzie mógł wpłynąć na swojego klienta, kimkolwiek jest, jeśli będzie wiedział, jak go przekonać. A żeby przekonać, trzeba mieć strategię. Dlatego w kilku następnych wierszach zobaczymy kilka drobnych wskazówek, które pozwolą doradcy na sprawowanie pewnego przywództwa z jego wewnętrznymi klientami.
Poza aspektem technicznym doradca musi również zadawanie sobie pytań o ludzki aspekt ich roli, o więź relacyjną, która łączy ich z klientem. Aby określić swoją strategię, musi najpierw zainteresować się typem klienta, z którym ma do czynienia. Czy ten ostatni bardziej interesuje się monetarnym aspektem podejmowanej decyzji, czy raczej chce zaspokoić potrzeby osób, których dotyczy decyzja, czy też stara się bardziej zminimalizować ryzyko operacyjne w swoim dziale? Oczywiste jest, że odpowiedź na to pytanie pomoże nam określić, jakie są potrzeby i oczekiwania klienta, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i osobistym.
Po drugie, doradca musi zajmować się źródłami władzy, jakimi dysponuje. On musi zadawanie sobie pytania o uznanie ich władzy funkcjonalnej wynikającej z zajmowanego stanowiska, kompetencji, autorytetu technicznego czy relacyjnego. Ocena pomaga doradcy lepiej wykorzystywać swoje źródła władzy, aby kierować argumentami, które przekonają. Np. doradca, którego kompetencje są powszechnie uznawane w organizacji, będzie mógł przekonać mówiąc: „…uwierz mi, zawsze dobrze doradzałem swoim klientom”. Inny, któremu przyznano dużą władzę funkcjonalną, może powiedzieć swojemu klientowi, aby go przekonać: „…proces rozpatrywania tych spraw musi być przestrzegany zgodnie z postanowieniami”. W takim przypadku Klient wyrazi zgodę na poddanie się rekomendacji.
Trzecim elementem do rozważenia w celu wywarcia wpływu jest: pytanie, jaki styl oddziaływania jest najbardziej odpowiedni dla klienta wewnętrznego. Niektórzy zaakceptują bycie bardziej ukierunkowanymi bez mrugnięcia okiem, podczas gdy inni wolą być zaangażowani w podejmowanie decyzji. Doradca musi zatem określić, jaki jest najlepszy sposób dotarcia do klienta.
Wreszcie, w oparciu o powyższe elementy, doradca opracuje swoją strategię, podkreślając argumenty, które będą miały największy wpływ na klienta wewnętrznego. Zakwalifikuje te, które stanowią dla niego tylko drugorzędne korzyści i stonuje te elementy, które wzbudzają jego niewielkie zainteresowanie.
Dzięki tym kilku wskazówkom doradca będzie mógł opracować strategię, która pozwoli mu lepiej wpływać na swoich klientów wewnętrznych. Zyska dzięki temu wiarygodność, a między nim a jego klientami zostanie utworzona więź zaufania.
