W niespokojnym środowisku firma bardziej niż kiedykolwiek potrzebuje dbania o komunikację wewnętrzną, aby zapewnić pewną stabilność swoim zespołom.
Często pomijana w obliczu komunikacji zewnętrznej, jej starsza siostra, komunikacja wewnętrzna stała się jednak umiejętnością strategiczną. Wyzwanie dla organizacji jest rzeczywiście znaczące: jest to kwestia umiejętności komunikowania wspólnych wartości i celów.
Misje komunikacji wewnętrznej
Powiązana z działem Marketingu lub Zasobami Ludzkimi w zależności od organizacji, rolą tej funkcji jest zaprojektowanie i wdrożenie strategicznego planu komunikacji wewnętrznej zgodnego z ogólną polityką firmy oraz w ramach danego zakresu zasobów (rzeczowych, ludzkich, finansowych ).
W tym sensie odgrywa ważną rolę w organizacji:
- zarządzać spływem informacji i jej obiegiem ,
- pomóc kadra kierownicza i menedżerowie komunikować się lepiej ,
- zarządzać klimatem społecznym aby była jak najlepsza,
- rekrutować wewnętrznie.
Główne cele
Ogólnie rzecz biorąc, dobra komunikacja w firmie poprawia wydajność organizacji, zapewniając lepszą spójność. Kolejna zaleta: zwiększona produktywność dzięki zwiększonej motywacji pracowników. Komunikacja wewnętrzna umożliwia więc firmie:
- Formularz : umożliwienie pracownikom zdobywania nowych umiejętności,
- poinformować : poprzez narzędzia takie jak dziennik firmowy,
- motywować : zintegrować pracowników z biznesplanem poprzez wzmocnienie ich roli,
- federacyjny : daj poczucie przynależności, wykorzystując wspólne wartości i cele.
Większe indywidualne zaangażowanie
Bezpośrednie tłumaczenie skutecznej komunikacji wewnętrznej to osobiste przeinwestowanie ze strony współpracowników, bardzo opłacalne dla struktury. Zaangażowanie wnosi wartość dodaną, która robi różnicę w obliczu konkurencji.
Lepsze morale żołnierzy
W sytuacji kryzysowej pracownicy potrzebują solidnych punktów odniesienia. Muszą być na bieżąco informowani o tym, co się dzieje, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Dobre morale pozwala ci stawić czoła trudnym czasom i zarządzać tymi wydarzeniami bez osłabiania twoich umiejętności.
Dobrze przeprowadzona komunikacja wewnętrzna skłania do klimat zaufania, wzmocniony dialog między różnymi warstwami firmy. Wpływ ten znajduje również odzwierciedlenie w spadku absencji.
Zwiększona lojalność pracowników
W dobie zarządzania talentami i marketingu HR komunikacja wewnętrzna jest potężną dźwignią, która pozwala utrzymać przy życiu mocne strony i prowadzić je do sukcesu oraz osobistego i zbiorowego spełnienia.
Poprawa świadczonej usługi
Komunikacja wewnętrzna nadaje sens działaniom. Pracownicy dobrze w głowach, zaangażowani w życie firmy, to najlepsza usługa oferowana klientom .
Więcej informacji zwrotnych do najwyższego kierownictwa
Komunikacja wewnętrzna musi być dwukierunkowa. Przepływ informacji to nie tylko odgórny przepływ informacji. Kto mówi komunikacja, mówi informacje zwrotne. W związku z tym organizacja musi zaplanować kanały informacji zwrotnej. Dzięki temu najwyższe kierownictwo ma lepszy wgląd w to, co myślą wszyscy pracownicy. Napięcia są szybko dostrzegane, konflikty lepiej rozumiane. Zmiany są skutecznie napędzane.
Ten sam poziom informacji dla wszystkich
Pracownikowi bardzo nieprzyjemnie jest dowiadywać się wiadomości (dobrych lub złych) o swojej firmie za pośrednictwem zewnętrznego kanału. A fortiori, gdy są nieprecyzyjne lub nawet niedokładne. Firma musi zatem przejąć inicjatywę i sama rozpowszechniać informacje na czas wśród swoich pracowników.
Udane wyrównanie
Jeśli wszyscy dokładnie znają znaczenie celów strategicznych firmy i ich zastosowania, łatwiej podejmować decyzje idące w tym samym kierunku.
Poprawiony wizerunek na zewnątrz
Często pierwszym obrazem przekazywanym klientom jest ten przekazywany przez pracowników. Te ostatnie musiały zintegrować elementy materialne i niematerialne, które składają się na obraz ich bytu. Przypominamy: elementy kultury wyczuwalne są na zewnątrz, a więc przez klientów.
Jak stworzyć strategię komunikacji wewnętrznej?
Przy dzisiejszych narzędziach, zwłaszcza rozwoju ofert intranetowych i innych portali web 2.0, bardzo łatwo jest komunikować się z pracownikami. Ta pozorna łatwość okazuje się jednak czasami pułapką, bo można by pomyśleć, że aby się komunikować, wystarczy nakarmić te platformy informacyjne świeżymi treściami. Jednak podobnie jak ta skierowana do klientów, komunikacja wewnętrzna musi być przedmiotem prawdziwej refleksji strategicznej zakończonej planem działania. Te ostatnie można uwzględnić w ogólnym podejściu łączącym zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Takie podejście ma tę zaletę, że zyskuje spójność i lepiej integruje elementy obrazu.
Firmy, którym udaje się nawiązać stały dialog ze swoimi pracownikami, mają mocne atuty do realizacji swoich celów. Aby osiągnąć optymalny poziom wydajności, komunikacja wewnętrzna musi zatem być częścią ich kultury.
Klucz do sukcesu
Zewnętrzna komunikacja wewnętrzna skierowana do pracowników wymaga spójnego i ustrukturyzowanego podejścia:
- definicja celów : określ cel procesu, określ linie komunikacji, wymień dostępne narzędzia, przydzielone zasoby itp.
- dobór i realizacja środków : wybierz narzędzia, które będą używane, stwórz zespół, który będzie odpowiedzialny za projekt i proces, zaangażuj bohaterów itp.
- pomiar wyników : ankiety satysfakcji, informacje zwrotne itp. w celu zmierzenia wpływu strategii komunikacji wewnętrznej, poprawy jej skuteczności lub przeredagowania, jeśli to konieczne.
Głoska bezdźwięczna
Dostępne są różne media komunikacyjne w zależności od strategii i zasobów przydzielonych do tego procesu, podzielone na 2 główne kategorie: materiały ustne i pisemne .
Ortezy jamy ustnej
- Wywiady indywidualne : są okazją do dialogu, spersonalizowanej wymiany z każdym pracownikiem, podczas której omawiane są różne tematy: ocena, plan szkoleń, rozwój kariery itp.
- Spotkania (informacje, wymiany itp.): te spotkania pozwalają na przekazywanie różnych informacji o firmie, jej nowościach, jej sukcesach itp. z całym personelem.
Materiały pisemne
- Dziennik wewnętrzny, broszura powitalna, notatki itp. : zaprezentować firmę, omówić jej nowości, projekty, sukcesy itp.
- Pole sugestii : przekazywanie informacji, promowanie innowacji i inicjatyw oraz wzmacnianie pozycji pracowników itp.
- Wyświetlacz : udzielanie informacji o bezpieczeństwie, regulacjach wewnętrznych, wydarzeniach wewnątrzzakładowych, dodatkowych usługach dostępnych dla pracowników itp.
- Intranet, CSR : informuj, wymieniaj, przekazuj, trenuj itp.
- Wydarzenia : dni otwarte, jubileusz firmy, świętowanie szczególnego sukcesu, innowacja itp.
