Coraz więcej firm korzysta z pracy zdalnej dla niektórych pracowników – czasami dla wszystkich swoich pracowników. Odejście od modelu tradycyjnego środowiska pracy nieuchronnie pociąga za sobą zmianę metod, metod i zwykłych procesów zarządzania.
Zarządzanie wirtualnym zespołem wymaga szeregu narzędzi i określonych praktyk menedżerskich.
Szybka nawigacja
- Czym jest zespół wirtualny?
- 4 wymiary wirtualnego zespołu
- Klucze do zarządzania takimi zespołami
- Praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania pracownikami rozproszonymi geograficznie
Czym jest „wirtualny” zespół?
Przede wszystkim warto przypomnieć sobie, czym jest zespół, niezależnie od tego, czy jest wirtualny, czy nie. Zespół to grupa osób pracujących razem w tym samym kierunku. Istnieje tylko poprzez swoje misje, swoje projekty, wspólne cele. Każdy identyfikuje się jako część tej samej istoty. Wszyscy działają w interesie grupy, pod przewodnictwem menedżera.
Mówi się, że zespół jest „wirtualny”, gdy jego członkowie nie pracują fizycznie w tym samym miejscu i czasie. Jest to zatem kwestia współpracy, ale osobno. Razem w tym sensie, że cały zespół zmierza w tym samym kierunku, do tego samego celu. Oddzielnie, ponieważ nie wszyscy pracownicy dzielą to samo biuro, to samo środowisko, te same godziny pracy itp. i nie spotykają się bardzo rzadko.
Istnieje kilka rodzajów tak zwanych „wirtualnych” zespołów. Może działać z zespołów, których członkowie znajdują się w tym samym obszarze geograficznym, ale pracują – regularnie lub w pełnym wymiarze godzin – z miejsca, które nie jest firmą. Niektórzy pracują z domu, inni są fanami centrów coworkingowych, jeszcze inni podróżują po planecie w ramach swoich misji i komunikują się z obecnego miejsca pracy. Czasami zespół nie ma stałego i stałego miejsca spotkań.
Wraz z pojawieniem się nowych technologii, zwłaszcza w komunikacji, pracownicy zespołów wirtualnych uczą się współpracować, będąc samotni, w kierunku wspólnego celu. Czas, przestrzeń i organizacja zostają na nowo zdefiniowane. Powiązania między różnymi pracownikami tego samego zespołu są wzmacniane dzięki nowym sposobom komunikacji.
Komponowanie i zarządzanie wirtualnym zespołem ma oczywiście zalety, ale też pewne ograniczenia.
Zalety
- Elastyczność dla członków zespołu – lepsza równowaga między życiem prywatnym a zawodowym, organizacja czasu pracy, organizacja zadań itp.
- Obniżone koszty dla organizacji - infrastruktura, nieruchomości, wyposażenie, obrót itp.
- Lepsza produktywność - mniej przestojów, lepsza komunikacja…
- Zwiększona satysfakcja od pracowników…
Limity
- Członkostwo w grupie i tożsamość trudne do wdrożenia,
- Spójność grupy czasami trudne do stworzenia, trudne zaufanie do zainstalowania,
- Trudności w rekrutować odpowiednie profile skomponuj odpowiedni zespół,
- Różnice technologiczne w zależności od lokalizacji pracowników, trudności w utrzymaniu IT, dodatkowych kosztów usług skonfigurowanych w zależności od obszarów geograficznych itp.
- Bariery kulturowe, jeśli występują,
- itp.
4 wymiary wirtualnego zespołu
Jessica Lipnack i Jeffrey Stamps ustalili 4 wymiary charakteryzujące wirtualny zespół:
- Cel zespołu : misje mające na celu osiągnięcie celu i osiągnięcie wyników. Przekłada się to na zaangażowanie, poprzez codzienne zadania i misje, każdego członka zespołu w osiąganie wspólnego celu. Ta ostatnia jest jasno określona, podzielana i akceptowana przez wszystkich. Skutkuje to konkretnymi rolami, obowiązkami i misjami dla każdego członka zespołu. Cele są zatem zarówno indywidualne, jak i współzależne od siebie.
- Osoby fizyczne : lider/menedżer, pracownicy, 2 wymiary - wewnętrzny i zewnętrzny. Wirtualny zespół to nie tylko zestaw technologii, z których każda jest bardziej rozwinięta od drugiej. Członkowie takiego zespołu muszą umieć pracować na dwóch poziomach: wewnętrznym (samodzielnie iz innymi członkami zespołu), ale także zewnętrznym (z partnerami spoza zespołu – dostawcami, klientami, różnymi dostawcami itp.).
- Spinki do mankietów : interakcje, relacje międzyludzkie za pośrednictwem środków komunikacji. Członkowie zespołu są połączeni za pomocą różnych narzędzi (e-maile, komunikatory, wideokonferencje itp.), aby móc komunikować się ze sobą. Narzędzia te pozwalają zatrzeć dystans, ułatwić pracę i podejmowanie decyzji. Członkowie wirtualnego zespołu budują w ten sposób trwałe relacje interpersonalne i budują klimat wzajemnego zaufania. Podstawowe elementy wydajności i produktywności.
- Doczesności : agenda/kalendarz, projekty, cykl życia zespołu. Menedżer wirtualnego zespołu nie będzie mógł zebrać wszystkich jego członków jednocześnie w tym samym miejscu, jak w przypadku klasycznego zespołu. Będzie musiał radzić sobie z programami wszystkich i ograniczeniami czasowymi. Każdy członek ze swojej strony będzie musiał dołożyć wszelkich starań, aby jak najlepiej dostosować się. Ideałem jest zdefiniowanie tego, gdy tylko zespół zostanie utworzony, aby mógł wędrować, zanim osiągnie swoją szybkość działania.
Klucze do zarządzania wirtualnym zespołem
Nie zarządzasz zespołem wirtualnym tak, jak zarządzasz zespołem „klasycznym”. Jest kilka zasad, których należy przestrzegać.
Komunikować się efektywnie
Komunikacja to podstawa każdej relacji. Prowadząc zespół współpracowników rozproszonych w różnych miejscach, konieczne jest skonfigurowanie kilku narzędzi komunikacyjnych do określonych celów:
- dzielić informacje formalnie wszyscy pozostali członkowie zespołu lub tylko niektórzy,
- czatuj nieformalnie z kolegami, jak byśmy wokół ekspresu lub za rogiem korytarza - np. przez Slacka,
- wymiana na spotkaniu ,
- przekazać istotny element dla całego zespołu,
- iść naprzód w projekcie ,
- przekazać pilną rzecz bezpośrednio do właściwej osoby,
- itp.
Dlatego konieczne jest jasne zdefiniowanie od samego początku wykorzystania każdego z udostępnionych środków komunikacji. Pozwala to uniknąć późniejszych nieporozumień lub straty czasu w organizacji. Ponadto przyczynia się do pewnego poczucia przynależności do grupy. Każdy członek zespołu wie, jakiego narzędzia użyć, kiedy i w jakim celu.
Ważne jest również, aby wszyscy członkowie zespołu mieli szybki i intuicyjny dostęp do wszystkich skonfigurowanych kanałów komunikacji. Każdemu pracownikowi należy zaoferować odpowiednie szkolenie, niezależnie od tego, czy odbywa się ono na miejscu, za pośrednictwem połączenia wideo lub w inny sposób, który pozwoli uczestnikowi w pełni i natychmiast przejąć na własność dane narzędzie.
Ostrzeżenie : niezbędne jest zapewnienie bezpieczeństwa środków komunikacji, w szczególności w przypadku wymiany poufnych danych.
Zarządzaj projektami
W szczególności tworzony jest zespół do realizacji projektów.
W tym celu konieczne jest inwestować w narzędzia do współpracy dedykowane w szczególności do zarządzania projektami, umożliwiające dotrzymywanie terminów, dzielenie się informacjami, wysyłanie powiadomień i alertów, śledzenie postępów wszystkich, wystawianie cotygodniowego lub miesięcznego przeglądu podsumowującego wszystko, co należy zrobić, przez kogo i kiedy.
Korzystanie z takich narzędzi nie tylko poprawia produktywność, ale także promuje komunikację i wymianę między różnymi członkami zespołu. Ci ostatni mogą w dowolnym momencie śledzić postępy swoich kolegów, zbierać potrzebne informacje, raportować własne postępy itp.
Zakres narzędzi do zarządzania projektami jest szeroki. Każdy wybierze formułę, która najlepiej pasuje do jego dziedziny działania, organizacji i potrzeb zespołu.
Mobilizować i motywować wojska
Aby zaangażować i zmotywować swoich pracowników rozproszonych w różnych lokalizacjach geograficznych, kierownik musi: pozwalają na maksymalną elastyczność, autonomię i swobodę działania. Takie zespoły są szczególnie skuteczne w wyzwolonych organizacjach, charakteryzujących się sposobem działania, który zapewnia pracownikom dużą część samozarządzania i odpowiedzialności.
Nie oznacza to, że musi zadowolić się śledzeniem projektów i współpracowników z daleka, bez regularnej interakcji z nimi. Dlatego istotne jest dla niego stymulowanie dynamiki grupy i utrzymywanie pewnej emulacji m.in.:
- podziel się swoją wizją, nadaj sens,
- przypomnieć wspólne cele,
- zbudować silną kulturę korporacyjną/zespołową,
- rozpoznać i docenić wykonaną pracę,
- wzmocnić różne kanały komunikacji …
Praktyczne wskazówki dotyczące codziennego zarządzania wirtualnym zespołem
Aby zmaksymalizować produktywność i sukces zespołu rozproszonych geograficznie pracowników, menedżer musi posługiwać się odpowiednimi narzędziami i właściwymi metodami zarządzania, mając jednocześnie określoną liczbę określonych zdolności. Od narzędzi do współpracy po kluczowe praktyki - oto kilka pomysłów na zarządzanie wirtualnym zespołem.
Rekrutuj odpowiednich ludzi
Zbierz odpowiedni zespół . Tego, który będzie składał się ze współpracowników zdolnych do efektywnej pracy zdalnej. Wystarczająco autonomiczny, zmotywowany, zaradny, z dobrą umiejętnością komunikowania się pisemnie i ustnie, umiejący efektywnie zarządzać swoim czasem. A zwłaszcza do kogo mieć całkowite zaufanie. Pomysł nie polega na tym, że menedżer spędza czas na domaganiu się odpowiedzialności, aby upewnić się, że praca jest wykonana.
Rekrutując tych pracowników, menedżer musi w szczególności zadbać o ich zdolność do pracy w zespole wirtualnym: swobodny w zakresie przyjętych i wdrożonych środków komunikacji, zaradny w obliczu wszelkich trudności lub problemów do rozwiązania, ale umiejący poprosić o pomoc w razie potrzeby.
Stwórz relację zaufania z każdym pracownikiem
Zaufanie jest podstawą każdej relacji. Ma to sens, gdy menedżer i jego współpracownicy widują się tylko od czasu do czasu.
Menedżer musi stworzyć i utrzymywać specjalne połączenie z każdym członkiem zespołu wirtualnego:
- komunikować się indywidualnie i regularnie ze wszystkimi,
- regularnie kontaktować się z każdym pracownikiem, aby podsumować bieżące projekty i zadania, ale także w celu wymiany bardziej nieformalnej,
- oferować regularne wideorozmowy w celu uczłowieczenia relacji,
- dawać i prosić o informację zwrotną,
- itp.
Stwórz kartę wirtualnego zespołu
Stwórz dokument, który jasno definiuje zespół i zasady jego działania:
- cel, powód z grupy,
- definicja zespołu wirtualnego ,
- prezentacja członków : tożsamość, role, obowiązki, dane kontaktowe, miejsce zamieszkania itp.
- zasady działania : organizacja pracy, proces komunikacji, wymiana informacji i proces zarządzania projektami, planowanie spotkań formalnych i nieformalnych itp.
- definicja celów : udostępnione środki, oczekiwane wyniki, zastosowane wskaźniki itp.
Ten dokument może również służyć jako wsparcie dla każdego nowicjusza w zespole.
Zdefiniuj procesy pracy, które są zarówno ustandaryzowane, jak i elastyczne
Narzędzia, organizacja pracy, proces, komunikacja, sprzęt, a czasem meble i środowisko pracy to elementy, które można narzucić pracownikom. Z jednej strony ułatwienie pracy i wymiany. Z drugiej strony pielęgnowanie poczucia przynależności do tej samej grupy.
Standaryzacja przy jednoczesnym pozostawieniu wystarczającej autonomii i swobody pracownikom to gwarancja zaufania i konsekwencji. Wszyscy podlegają tym samym zasadom.
Ta konsekwencja menedżera w stosunku do wszystkich członków jego zespołu pozwala na lepszą wydajność i uniknięcie nieporozumień i innych czynników demotywujących.
Zdefiniuj przedziały czasowe połączenia
Upewnij się, że wśród godzin pracy współpracowników pewne przedziały czasowe pokrywają się, w szczególności gdy członkowie zespołu pracują z miejsc o różnych strefach czasowych. Menedżer może wykorzystać te momenty do zorganizowania wymiany między wszystkimi członkami grupy i/lub do komunikowania się z całym zespołem.
Zaleca się większość pracowników pracuje jednocześnie od 3 do 4 godzin dziennie przynajmniej. Nawet jeśli żadna konkretna wymiana nie jest konieczna, zasada ta umożliwia zdefiniowanie określonej przynależności do tej samej grupy. Pracownicy czują się mniej odizolowani i mogą w razie potrzeby wchodzić w interakcje.
Ponadto w razie potrzeby pozwala na szybsze i bardziej efektywne rozwiązywanie problemów.
Zbuduj tożsamość zespołu
Organizuj regularne imprezy integracyjne, podczas których wszyscy członkowie wirtualnego zespołu będą fizycznie obecni. Jeśli z jakiegoś powodu nie jest to możliwe, zorganizuj wyzwania lub całkowicie nieformalne rozmowy wideo, podczas których członkowie zespołu będą mogli lepiej się poznać. Interesujące może być zaplanowanie regularnych wymian poza pracą.
- Stwórz identyczną przestrzeń roboczą dla wszystkich (sprzęt, oprogramowanie, aplikacje itp.),
- Zaangażuj pracowników w jak największym stopniu w definiowanie różnych protokołów
Stwórz wirtualny ekspres do kawy
W biurze jest wiele okazji do dyskusji i lepszego poznania współpracowników, nawiązania stałych relacji roboczych: pozdrowienia, przerwy, ekspres do kawy, spotkania, urodziny itp. Gdy zespół jest rozproszony geograficznie, konieczne jest stworzenie możliwości zrobienia tego samego pomimo odległości.
Wiadomości błyskawiczne, dostępne w każdej chwili i dla wszystkich członków zespołu, mogą umożliwiać wymianę informacji zarówno nieprofesjonalnych, jak i zawodowych, zachowując ten sam „lekki” ton, którego używalibyśmy, gdybyśmy dzielili to samo biuro. Pracownicy będą mogli np. uczcić urodziny lub inną ważną datę dotyczącą współpracowników, podzielić się planami na weekend, a nawet podzielić się swoimi doświadczeniami/odkryciami/hobbymi.
Zachęcaj do kontaktów osobistych i wymiany międzyludzkiej między członkami zespołu.
Rozpoznawaj i nagradzaj wykonaną pracę
Aby utrzymać motywację i zaangażowanie, nagradzaj dobrą pracę. Właściwe może być wyznaczenie wyzwań, których wygrane przyniosą nagrodę: realizacja określonej liczby projektów, osiągnięcie określonego obrotu, walidacja nowych umiejętności, zdobycie nowego know-how itp. Nagrody te mogą być różnego rodzaju: premie, nowe obowiązki, zaproszenia na określone wydarzenie, prezenty itp.
Takie podejście nie tylko pozwala na utrzymanie motywacji na wysokim poziomie, ale także pozwala każdemu pracownikowi poczuć się częścią prawdziwego zespołu.
- Wyznaczaj cele SMART,
- Promuj rolę wszystkich w grupie,
- Świętuj sukcesy,
- itp.
Odnośnik do tego pliku znajduje się w: Bycie dobrym menedżerem: praktyki i narzędzia - Jak zarządzać zespołem?
