Zarządzając grupą ludzi, czasami trudno jest uzyskać zgodę wszystkich, znaleźć wspólną płaszczyznę dla konkretnego projektu, decyzji do podjęcia itp. Jednak konsensus jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania zespołu.
Czym jest konsensus?
Jest to proces uzyskiwania akceptacji większości ze strony grupy ludzi, którzy spotykają się, aby zastanowić się nad konkretnym tematem. W biznesie dla menedżera jest to kwestia zgromadzenia współpracowników w zakresie podejmowania decyzji, opracowania strategii, realizacji projektu itp. - podział grupy na początku - i na co, po dyskusji, grupa się zgadza.
Budowanie konsensusu polega zatem na wysłuchaniu każdego punktu widzenia, niezależnie od tego, jak różni się on od innych, ocenie go, poddaniu go krytyce – konstruktywnej – i wspólnym decydowaniu o wyniku akceptowalnym dla każdej z zaangażowanych stron. Wniosek płynący z procesu konsensusu nie jest zatem doskonały w oczach wszystkich, ale akceptowany i akceptowany przez wszystkich. Akceptacja polega na tym, że to rozwiązanie / decyzja / pomysł posunie grupę do przodu, nawet jeśli nie wszyscy członkowie tego samego zespołu są całkowicie zgodni we wszystkich aspektach.
W ten sposób wyłania się, że konsensus nie jest :
- autorytarna lub narzucona decyzja hierarchiczna
- idealne rozwiązanie/pomysł/decyzja
- rozwiązanie/pomysł/decyzja jednomyślna wśród uczestników
- głos większościowy lub preferencyjny
- rozwiązanie spełniające kryteria priorytetowe niektórych dominujących uczestników
Najlepiej byłoby, gdyby nie chodziło o wybór najmniejszej z propozycji, ale o skłonienie grupy do wspólnego konstruktywnego myślenia, dopóki nie zostanie uzgodnione i zaakceptowane przez wszystkich rozwiązanie.
Dlaczego konsensus jest interesujący?
W zespole nie można skutecznie współpracować bez konsensusu. Menedżerowi pozwala to m.in.:
- zachęcać do tolerancji, zbiorowej refleksji i kreatywności : wydobyć innowacyjne pomysły / rozwiązania z różnych punktów widzenia - zbiorowa inteligencja.
- ułatwiają współpracę i wymianę : przeanalizuj wszystkie możliwości, aby uzgodnić rozwiązanie, zbierając maksymalne zaangażowanie wśród uczestników.
- angażować więcej : pracownicy, wzywani do wyrażania opinii podczas spotkań i włączani w proces podejmowania decyzji, czują się wysłuchani i są bardziej skłonni do przejmowania odpowiedzialności za różne projekty i ich obrony. Nadają sens swojej pracy.
Jak budować konsensus?
Takie podejście pozwala omijać różne opinie, możliwości/różne rozwiązania oraz zachęca uczestników do słuchania i refleksji nad rozbieżnymi punktami widzenia. O ile jest wdrażany w ustrukturyzowany i konstruktywny sposób.
-
Precyzyjnie sformułuj cel
Pierwszym krokiem jest określenie oraz jasne i precyzyjne określenie celu spotkania:
- przypomnij sobie powody spotkania, krótko zastąp kontekst,
- sformułować oczekiwania związane ze spotkaniem,
- udostępniać istotne informacje,
- zadawaj kluczowe pytania.
-
Poznaj różne ścieżki i punkty widzenia
Potem przychodzi czas na poszukiwanie rozwiązań / pomysłów… Każdy musi mieć możliwość swobodnego wyrażania siebie i być słyszanym przez wszystkich. Ideą jest tutaj zebranie wszystkich zagadnień, opinii oraz propozycji/pomysłów/rozwiązań na ten temat:
- słuchać różnych punktów widzenia, wyzwań każdego z nich,
- burza mózgów wokół głównego pytania,
- wymienić propozycje,
- zanotuj punkty porozumienia i rozbieżności dla każdej propozycji,
- sporządzić krótką listę najpopularniejszych propozycji.
-
Poznaj nowe rozwiązania
Jest to zatem kwestia syntezy i dyskusji wokół najbardziej akceptowalnych propozycji oraz zebrania najbardziej kryteriów spełniających wszystkie oczekiwania. Tak więc dla każdego wniosku na krótkiej liście:
- zwróć uwagę na punkty sklejenia i rozbieżności,
- narysuj propozycję złożoną z punktów sklejenia i ścieżek, aby rozwiązać punkty sporne
- zaangażuj grupę w poszukiwanie propozycji odpowiadającej na kluczowe kwestie i rozwiązującej jak najwięcej problemów
- połączyć rozbieżne propozycje, aby wydobyć rozwiązanie
-
Wyjaśnij propozycję, która cieszy się największym poparciem
Następnym krokiem jest dokładniejsze narysowanie propozycji, która wydaje się wyróżniać i jak najbardziej ją udoskonalić:
- podać rozwiązanie, które cieszy się największym poparciem grupy
- upewnij się, że wszyscy jasno określili swoje powiązane problemy
- dążyć do dopracowania wszystkich aspektów, w tym pozostałych punktów rozbieżności - spróbuj je rozwiązać, spełniając potrzeby interesariuszy
- daj każdemu czas na refleksję, jeśli decyzja jest strategiczna lub złożona
-
Prześlij decyzję do grupy
Po zakończeniu refleksji i debat nadszedł czas na przedstawienie propozycji grupie w celu ratyfikacji decyzji i kontynuowania działań:
- sformułuj wybrane rozwiązanie i przedstaw je do akceptacji
- upewnić się, że wszyscy dobrze zrozumieli i że wszystkie punkty rozbieżności zostały omówione i przepracowane;
- zbieraj nieporozumienia, które mogą mieć 3 rodzaje:
- rezerwacje : uczestnik nie jest przekonany do propozycji, ale będzie z niej zadowolony i zaangażuje się w jej realizację
- wycofanie : uczestnik nie popiera decyzji z różnych powodów - brak czasu, całkowita niezgoda z propozycją itp. - ale nie chce przeszkodzić grupie w posuwaniu się naprzód. Pozwala na podjęcie decyzji, ale nie angażuje się w jej realizację.
- bloking : uczestnik w ogóle nie subskrybuje oferty, nie chce, aby została ona wdrożona i prosi o wyszukanie nowej propozycji. Grupa będzie musiała albo zaakceptować blokadę i znaleźć nową propozycję, albo rozwiązać kwestie blokujące konsensus.
Konsensus zostanie uznany za osiągnięty, gdy będzie niewiele zastrzeżeń i/lub wypłat i brak blokad. Propozycja może zostać wdrożona.
-
Zdefiniuj plan działania
Ostatnim krokiem jest realizacja propozycji wynikającej z konsensusu: kto co zrobi, jak, kiedy: zbuduje plan działania odpowiadający decyzji.
Cechy menedżerskie niezbędne do budowania konsensusu
Dla menedżera jest to kwestia posiadania pewnych umiejętności osobistych, minimum know-how i, jak zawsze, sporej dawki zdrowego rozsądku, aby mieć nadzieję na uzyskanie możliwie najlepszego konsensusu ze strony jego zespołu:
- Komunikacja płynna : precyzyjnie formułuj cele, przeformułuj propozycje, słuchaj poza słowami, syntezuj itp.
- Przywództwo : wiedza, jak konstruktywnie wpływać, ustalać priorytety, ustalać priorytety, negocjować …
- Wydarzenie spotkania : artykułować / ułatwiać dyskusję, rozpowszechniać przemówienia, zapewniać swobodę wypowiedzi, kontrolować czas wystąpień, prowadzić dyskusje na właściwej ścieżce, nie tracąc z oczu celu, itp.
- Mediacja : upewnij się, że debaty są konstruktywne, opóźniaj, słuchaj różnic zdań bez osądzania ludzi, zachęcaj wszystkich do wysłuchania i rozważenia przeciwnych opinii …
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Zarządzanie partycypacyjne: zbiorowa inteligencja w służbie organizacji - Narzędzia wspomagające podejmowanie decyzji: poznanie i używanie - Podejmowanie decyzji: procesy i pułapki, których należy unikać
