W całym projekcie zaangażowane strony mogą mieć różne punkty widzenia. Te nieporozumienia pogłębiają debatę, ale są również potencjalnie szkodliwe dla osiągnięcia wyznaczonych celów. Jak kierownik projektu może sobie z nimi skutecznie radzić?
Jakie są zagrożenia?
Frustracji, utraty motywacji, co gorsza blokad lub konfliktów wpływających na sprawny przebieg projektu, nieporozumień nie należy lekceważyć.
Celem jest jak najszybsze rozwiązanie różnic, aby utrzymać lub stworzyć klimat zaufania sprzyjający wspólnemu sukcesowi. Bez tego sytuacja grozi przekształceniem się w konflikt z konsekwencjami dla prowadzenia projektu, a nawet dla jego powodzenia.
Jakie są rodzaje nieporozumień?
W całym cyklu życia projektu mogą pojawiać się różnego rodzaju różnice zdań. Na przykład :
- Inicjalizacja: niezgoda na cele, priorytety. Sprzeciwy mogą się pojawić jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Przed rozpoczęciem projektu potrzebne są wyjaśnienia i budowanie konsensusu. Zgoda zbiorowa niezbędna do rozpoczęcia na dobrych podstawach.
- Ramy: niezgoda na środki - na terminy. Zwłaszcza, gdy wymagania są bardzo wysokie, a środki niewystarczające - Mogą również pojawić się spory o rolę każdej osoby.
- Produkcja: brak porozumienia w sprawie rozwiązań, tarcie na obciążeniu projektu.
Te nieporozumienia mogą przerodzić się w konflikt i złamać dynamikę projektu. Wskazane jest również jak najszybsze ich rozbrojenie lub szybkie leczenie.
Jak kierownik projektu może poradzić sobie z nieporozumieniem?
Istnieją 3 ogólne podejścia do tych sytuacji:
- 1 - Stanowisko władzy
- 2 - Kompromis
- 3 - Akceptacja
-
Stanowisko władzy
Jest to typowy przypadek, w którym kierownik projektu nie powinien dopuścić do powstania impasu. Nie ma wyboru i nie może się poddać w żadnym punkcie.
Ta autorytarna postawa działa tylko wtedy, gdy kierownik projektu ma uzasadnioną moc faktyczną (jego pozycja w hierarchii lub odpowiedzialność powierzona przez jego kierownictwo) i/lub uznana (przywództwo).
Strzeż się reakcji strony przeciwnej, układ sił może nie przechylać się w stronę władzy formalnej…
-
Kompromis
Celem jest znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony. Bardzo często nie wszystko jest białe lub czarne – każdy musi iść na ustępstwa, a w zamian dostaje quid pro quo, które kończy spór. Ważne jest, aby zapewnić osiągnięcie wyważonego kompromisu, aby zapewnić trwałość umowy. To konstruktywne rozwiązanie pozwala zachować zaangażowanie wszystkich.
-
Przyjęcie
Takie podejście jest przyjmowane, gdy pozwalają na to stawki, a zachowanie relacji jest priorytetem dla kierownika projektu. Zaakceptowanie stanowiska drugiej strony jest możliwe.Uważaj: poddanie się w jednym punkcie może prowadzić do nowych żądań. Warunki umowy powinny zatem być odpowiednio zablokowane: treść, zakres itp.
Uwaga: nieporozumienia mogą być przedmiotem specjalnego spotkania zespołu, gdy konieczne jest osiągnięcie układu zbiorowego
Alternatywy
Arbitraż może być wniesiony przez osobę urzędniczą, sponsora projektu, sponsora lub członka zarządu, gdy wymaga tego stawka.
W przypadku utknięcia w sytuacji konieczne jest odroczenie decyzji, aby usunąć blokadę lub opozycję – i umożliwić każdemu dojrzenie na swoją pozycję.
Porady dla kierownika projektu
Aby skutecznie przeprowadzić tego typu negocjacje, kierownik projektu musi ćwiczyć aktywne słuchanie. Ważne jest, aby zrozumieć poza słowami, co kryje się za sporem. Rzeczywiście, mogą one być jawne, ale także ukrywać interesy, rywalizację i inne powody osobistej frustracji u źródła ukrytego konfliktu.
Zapobiegaj nieporozumieniom
Przejrzystość i silna pedagogika w całym projekcie zapobiegają pewnym nieporozumieniom i podkreślają inne rodzaje sprzeciwu – w ten sposób unika się niewypowiedzianych słów.
Zachęć zaangażowane osoby do wyrażenia swoich obaw dotyczących projektu. Im bardziej utajony problem zostanie rozwiązany u jego źródła, tym mniejsze będą reperkusje.
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Budowanie zespołu projektowego
