Opóźnienia w pracy lub na spotkaniach są powszechne, jednak obowiązkiem menedżera jest podjęcie działań, aby ten zły nawyk nie eskalował i nie podkopywał efektywności całego zespołu.
Spóźniony pracownik, kiedy zareagować?
Zgubione klucze, korki, kłopoty z komunikacją miejską, zła pogoda, przedłużająca się rozmowa telefoniczna, pilne załatwienie sprawy… Wszyscy spóźniliśmy się pewnego dnia do biura lub na spotkanie, mimo dobrej woli.
W obliczu pracownika, który raz lub dwa razy się spóźnia, ważne jest, aby menedżer wykazywał zrozumienie i minimum człowieczeństwa w tych momentach.
Jeśli jednak spóźnienie stanie się nawykiem, nadszedł czas, aby podjąć działania. Ponieważ spóźnialski może mieć pewien negatywny wpływ na zespół, a nawet na całą firmę:
- dezorganizacja,
- spadek wydajności i produktywności,
- pogorszenie środowiska pracy,
- napięcia, konflikty w zespole, służbie,
- itp.
Jak zareagować ?
Kiedy opóźnienia stają się regularne, nawet codzienne, menedżer musi interweniować, zanim sytuacja całkowicie mu ucieknie i sytuacja się nasili.
-
Posiadaj jasną politykę dotyczącą opóźnień
Pierwszym krokiem jest jasne i ugruntowane przemówienie i polityka dotycząca opóźnień. Jeśli nic nie jest nigdzie ustalone, pracownicy mogą sobie pozwolić – czasem z przyjemnością – przyjechać, kiedy chcą. A przynajmniej ogólnie nie przejmując się zbytnio punktualnością.
Przede wszystkim unikanie przedwczesnych opóźnień wymaga dawania przykładu. Menadżer, który chce spotkać się ze swoimi pracownikami na czas w pracy lub na spotkaniu, potraktuje jako punkt honoru bycie punktualnym.
Ponadto firma musi mieć jasną komunikację na ten temat:
- wyświetlać ogólne godziny pracy,
- precyzyjnie określić w umowie o pracę pracownika dni i godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia,
- wskazać kary za nieprzestrzeganie – nieuzasadnione – tych czasów,
- określić procedurę postępowania w przypadku opóźnienia,
- wyjaśnić kontrolę godzin pracy przez firmę, jeśli ma to zastosowanie.
-
Poinformuj pracownika, że zauważyłeś jego opóźnienia
Ważne jest, aby kierownik dał znać swoim pracownikom, że nie daje się oszukać i zauważa ich opóźnienia. W przeciwnym razie mogą pomyśleć, że ich opóźnienia pozostaną niezauważone lub zostaną zaakceptowane.
Aby to zrobić, nie trzeba zwracać uwagi pracownikowi na opóźnienie, gdy tylko przejdzie przez drzwi. Lepiej być bardziej konstruktywnym.
Na przykład, powitanie wszystkich swoich pracowników rano jest nawykiem, który pozwala kierownikowi na zwiedzanie swoich oddziałów – i w ten sposób dowiadywanie się o wszelkich nieobecnościach lub opóźnieniach – a pracownicy mają pełną świadomość, że ich przełożony jest świadomy ich nieobecności.
Kolejną wskazówką jest przejście obok biurka spóźnionego pracownika. W ten sposób nieświadomie zda sobie sprawę, że jego kierownik zauważył jego opóźnienie i będzie później bardziej uważny.
Na spotkaniu wystarczy przerwać jego interwencję do czasu, aż spóźnialski się zaaklimatyzuje, aby wskazać temu ostatniemu, że jego zachowanie nie jest odpowiednie.
Zwykle samo poinformowanie pracownika – wyraźnie lub w bardziej subtelny sposób – że zauważyłeś opóźnienie, prowadzi go do zwrócenia większej uwagi w przyszłości.
-
Lista i analiza opóźnień
Wszystkie opóźnienia nie mają ani tych samych przyczyn, ani tego samego charakteru, ani tych samych konsekwencji. Pracownik, który zawsze przychodzi 5 lub 10 minut późnym rankiem, ale wychodzi z biura równie późno - a nawet znacznie więcej - nie jest kwestią stanu, o ile nie znajduje się w pozycji wymagającej nienagannej punktualności (obsługa klienta, recepcja , sklep itp.).
Pracownik na „samotnym” stanowisku może sobie pozwolić na spóźnienie się od czasu do czasu, jeśli wykona swoją pracę prawidłowo i regularnie opuszcza biuro później niż oczekiwano. Nie ma wpływu na pracę innych. I odwrotnie, pracownik spóźniający się na spotkanie lub mający misje w ścisłej współpracy z różnymi kolegami nie może sobie pozwolić na regularne spóźnianie się. Praca zbiorowa zostałaby znacznie zakłócona.
Dlatego konieczne jest wykonanie niezbędnego kroku wstecz i obiektywna analiza wspomnianych opóźnień w celu odpowiedniego działania. Należy wziąć pod uwagę nie tyle samo opóźnienie, ile raczej wpływ tych ostatnich na pracę zbiorową, zespół, atmosferę itp.
Po podjęciu decyzji, że opóźnienie jest naprawdę problemem, dobrą praktyką dla kierownika jest prowadzenie rejestru różnych zauważonych opóźnień. Te ostatnie będą stanowić konkretny i niepodważalny element w przypadku zwołania zmarłego pracownika. Ponadto w przypadku powtarzających się opóźnień, które są szkodliwe dla firmy, rejestr ten będzie wspomagał decyzję o nałożeniu kar.
-
Umów się na rozmowę z wielokrotnym przestępcą
Następnym krokiem kierownika, po pisemnym odnotowaniu spóźnień jego współpracownika, jest wezwanie spóźnialskiego twarzą w twarz, aby uzyskać z nim wyjaśnienia i zmienić jego zachowanie. Rozmowa odbywa się oczywiście z dala od oczu i uszu innych pracowników.
W zależności od zaobserwowanych opóźnień i ich konsekwencji rozmowa może mieć mniej lub bardziej formalny charakter. Celem nie jest osądzanie osoby, ale jej zachowanie oraz działanie konstruktywne, aby skłonić ją do przyjęcia bardziej odpowiedniego zachowania lub, jeśli to konieczne, zastosować sankcje przewidziane w rozporządzeniu.
Lepiej jest, w miarę możliwości i zawsze w zależności od nasilenia reperkusji, starać się zrozumieć przyczynę opóźnienia (opóźnień). Pracownik może chwilowo przechodzić przez trudne chwile w życiu osobistym, które powodują te opóźnienia. W tym przypadku chodzi o to, aby pomóc mu w podjęciu działań w celu rozwiązania tych opóźnień. W zależności od kontekstu i przyczyn, czynności te mogą być wielorakie (rewizja godzin pracy, ustalanie dni telepracy, dostosowywanie grafiku pracownika itp.).
-
Skonfiguruj plan działania
Ostatnim krokiem jest:
- zaplanuj wraz z osobą spóźnioną odpowiednie działania, aby naprawić to zachowanie i zapobiec jego ponownemu wystąpieniu. Monitoruj i gratuluj wysiłków, przeglądaj wdrożone działania lub sankcjonuj, jeśli opóźnienia będą się utrzymywać.
- zastosować odpowiednie sankcje: ostrzeżenie itp.
Odnośnik do tego pliku znajduje się w: Bycie dobrym menedżerem: praktyki i narzędzia - Przeformułowanie podwładnego - Zarządzanie trudnymi osobowościami
