Ten ostatni krok w procesie podejmowania decyzji ma kluczowe znaczenie. Rzeczywiście, gdy decyzja zostanie podjęta, czas na konkretne działania! Jeśli ostatecznie to menedżer jest tym, który decyduje, a jego pracownicy muszą wdrażać podjęte decyzje, podanie nie zawsze jest łatwe.
Przygotuj się do zastosowania decyzji
Podjęto decyzję. Teraz nadszedł czas, aby zastosować go zgodnie z ustalonym planem działania.
Zwykle nie ma problemu – lub bardzo niewiele – jeśli wszyscy pracownicy są zaangażowani w proces podejmowania decyzji iw pełni – lub prawie – kupują to, co zostało postanowione. Krótko mówiąc, jeśli wdrożenie decyzji zostało starannie przygotowane wcześniej.
Dobry menedżer pomyśli wtedy o:
- podziel się jego wizją,
- sprawnie organizować pracę,
- w odpowiedni sposób rozdzielać role i misje,
- wyznaczać indywidualne i zbiorowe cele,
- wspierać swoich pracowników w zmianie,
- itp.
Kiedy tak nie jest, robi się ciężko, a pracownicy są raczej oporni na wspomnianą decyzję - i wynikającą z niej zmianę. Te odporności mogą mieć różne pochodzenie:
- decyzja podjęta bez ich wiedzy,
- nieuwzględnianie przez kierownika pytań, uwag, niechęci jego pracowników,
- mało lub źle wyjaśniony proces,
- obawy przed zmianą,
- brak wsparcia menedżera w całym procesie,
- itp.
Ten opór może mieć mniej lub bardziej szkodliwe konsekwencje dla zespołu, a nawet dla firmy:
- blokady w realizacji decyzji przez pracowników,
- sabotaż projektowy,
- spowolnienie postępu projektu,
- uciążliwe środowisko pracy,
- odejście części pracowników,
- niewykonanie decyzji,
- zły wizerunek firmy
- utrata nowych rynków …
Każde zastosowanie jakiejkolwiek decyzji nieuchronnie ma reperkusje na różnych poziomach, bezpośrednio lub pośrednio związane z tą decyzją. Dlatego ważne jest, aby menedżer odpowiednio przygotował zastosowanie podjętych decyzji, aby jak najlepiej zarządzać tą zmianą, bez względu na to, czy jest ona niewielka, czy poważna dla jego zespołu.
Poszczególne fazy procesu stosowania decyzji
Przygotuj się na zmiany
Zadowolenie z realizacji swojej decyzji bez brania pod uwagę konsekwencji bezpośrednio lub pośrednio przez nią wywołanych, wbiłoby menedżera prosto w mur.
Rzeczywiście, decyzja może wymagać podjęcia innych decyzji, prowadzić do wdrożenia alternatywnych rozwiązań, wpłynąć na inne zespoły lub napotkać opór, którego nikt by nie podejrzewał.
Wskazane jest przeprowadzenie tej refleksji przed wnioskiem i przygotowanie się na zmianę z procesu decyzyjnego.
Przedstaw plan działania
Chodzi o przejście w fazę operacyjną, od pomysłu do konkretu. Rolą menedżera jest tutaj przyjęcie właściwej postawy kierowniczej i poinformowanie swoich pracowników o podjętej decyzji, różnych działaniach, które należy podjąć, różnych krokach niezbędnych do wykonania tej decyzji: co zostanie zrobione, kiedy, przez kogo, dlaczego, jak, jakimi środkami.
Chodzi o to, aby wszyscy w pełni integrowali to, co należy zrobić, a także rolę, jaką będą mieli do odegrania w tym projekcie / zmianie.
Jest zatem dogodne, aby menedżer odpowiednio wcześniej przeanalizował osobowość każdego z jego rozmówców, aby dostosować swój sposób komunikacji i w ten sposób wykorzystać wszystkie szanse w odniesieniu do tej prezentacji. Zapewnij pisemne wsparcie towarzyszące prezentacji ustnej, a także wizualizacje, aby zaangażować wszystkie typy osobowości.
Odpowiadaj na pytania i zastrzeżenia
Dialog jest niezbędny. Menedżer w tym kontekście musi zachęcać swoich pracowników do zadawania pytań, dzielenia się swoimi obawami i wahaniami, wyrażania opinii, wyrażania uczuć.
Niezwykle ważne jest, aby kierownik wysłuchiwał obaw swoich pracowników i odpowiadał na nie w uspokajający sposób…
Zaangażuj bohaterów
Im bardziej menedżer angażuje swoich pracowników w realizację swojej decyzji, tym bardziej są oni zmotywowani do sukcesu projektu. Najlepiej byłoby, gdyby menedżer zadbał o włączenie swoich pracowników w realizację planu działania.
Monitoruj postępy i egzekwuj terminy
Aby decyzja została właściwie zastosowana i odniosła sukces, menedżer powinien regularnie monitorować postępy wszystkich, dbać o dotrzymywanie terminów, przewidywać nieprzewidziane zdarzenia itp.
Podsumowanie procesu
Ten ostatni punkt jest często niedoceniany przez menedżerów. Jednak podsumowanie po podjęciu decyzji – lub przegląd po działaniu w języku angielskim – umożliwia podsumowanie tego, w jaki sposób zostały przeprowadzone, a tym samym nauczenie się kolejnych decyzji.
Podsumowanie post-action pozwala na wykorzystanie doświadczenia do ciągłej poprawy i maksymalizacji spójności zespołu.
Wymagane umiejętności menedżerskie
Aby wyegzekwować swoją decyzję, kierownik operacyjny musi posiadać określone cechy kierownicze.
Umiejętność skutecznej komunikacji
Komunikacja menedżerska jest filarem praktyk menedżerskich. Pozwala menedżerowi informować, dzielić się informacjami, precyzyjnie definiować zadania itp.
W ramach realizacji decyzji dobra komunikacja obejmuje m.in.:
- dostosuj swój sposób komunikacji do swoich rozmówców: ton, użyte słownictwo, odpowiednie wizualizacje, precyzyjne, jasne i zwięzłe materiały pisemne.
- opanować język niewerbalny, aby lepiej przekazywać komunikaty i zapewnić ich dobrą integrację, ale także wykrywać wszelkie niechęć, nieporozumienia itp.
- poprowadzić spotkanie: odpowiedni styl facylitacji, odpowiedni format spotkania, jasny program, konkretne cele itp.
Aktywne słuchanie
Integralną częścią roli menedżera jest pełne i aktywne słuchanie, aby być wysłuchanym.
Aktywne słuchanie to:
- słyszenie poza słowami, dekodowanie języka niewerbalnego, kwestionowanie, przeformułowanie w celu zapewnienia, że element jest poprawnie zrozumiany,
- postawić się w sytuacji swoich rozmówców, aby lepiej zrozumieć ich reakcje i punkty widzenia,
- okazuj empatię i życzliwość,
- inteligentnie współdziałać,
- zwiększyć zbiorową inteligencję
Przywództwo i siła przekonania
Niezbędna jest pewna charyzma, aby mieć nadzieję na sukces w realizacji swoich decyzji. Dobry menedżer zapewni więc:
- być przykładem i siłą napędową dla swoich pracowników,
- być asertywnym, a jednocześnie elastycznym,
- być w stanie szybko przekonać,
- umie negocjować, budować konsensus,
- wyjaśnij jego decyzje …
Zdolność do wspierania zmian
Wiedza i wiedza o tym, jak zarządzać różnymi etapami zmiany, jest podstawowym atutem kierownika operacyjnego, który musi zatem być w stanie:
- analizować skutki decyzji,
- zbadać obecne siły i hamulce,
- ustalić związki przyczynowo-skutkowe w celu skutecznego sformułowania planu działania,
- przewidywać opór, aby go lepiej przezwyciężyć,
- uspokoić pracowników
- zmotywować swój zespół, podkreślając mocne strony podjętej decyzji,
- wykaż się elastycznością, aby iść naprzód w konstruktywny sposób i unikaj wskazywania swojego zespołu …
Umiejętność radzenia sobie z konfliktem
Umiejętność dostrzegania początku konfliktu i działania od pierwszych napięć jest niezbędna, aby poprowadzić decyzję do sukcesu. Interesujące jest zatem, aby menedżer był w stanie:
- rozszyfrować to, co niewerbalne, aby zidentyfikować niewypowiedziane, pojawiające się napięcia i inne oznaki oporu.
- analizować zagadnienia: bronić interesów zespołu, zachowując dobro każdego pracownika.
- Rozładuj napięcia od samego początku, aby zapobiec pogarszaniu się atmosfery i negatywnemu wpływowi na wydajność i produktywność zespołu.
- ułatwiać dialog: pozwalać wszystkim swobodnie się wypowiadać, promować tolerancję, różnice poglądów…
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Zarządzanie pracownikami - Jak zarządzać zespołem? - Podejmowanie decyzji: proces i pułapki, których należy unikać
