Stanowisko menedżerskie łączy w sobie pewną liczbę funkcji niezbędnych do zarządzania wydajnością. Siedem z tych funkcji, u podstaw zasad i dobrych praktyk zarządzania, opisuje i analizuje koncepcja POSDCORB.
Prezentacja koncepcji
Pochodzenie i definicja
Inżynier Henri Fayol na początku XX wieku zdefiniował 5 podstawowych funkcji w zarządzaniu administracyjnym, używając akronimu POCCC - Planuj, Organizuj, Dowódź, Koordynuj, Kontroluj.
Luther Gulik i Lyndall Urwick czerpią z tego inspirację, określając rolę lidera, dodając inne istotne elementy, o których menedżer powinien pamiętać na co dzień. Akronim staje się wtedy POSDCORB, co oznacza:
- P - Planowanie
- O - Organizowanie
- S - Personel (zarządzanie ludźmi)
- D - Reżyseria
- CO - Koordynacja
- R - Raportowanie
- B - Budżetowanie
Zasady te, według ich inicjatorów, podsumowują, co każdy menedżer lub lider powinien być w stanie zrobić w ramach swojej misji i opierają się na 3 założeniach:
- zakres kontroli,
- jednostka zarządzająca,
- możliwość sprawowania przez spółkę dominującą określonych funkcji.
Zainteresowania i ograniczenia
Każda firma – a zatem każdy menedżer – potrzebuje jasnych ram, które definiują, wyznaczają i porządkują swoje działania.
POSDCORB to ciekawe narzędzie do szczegółowej i zorganizowanej analizy metod zarządzania w firmie.
Jednak dla menedżera interesujące jest rozważenie systemowej strony swojej misji - znajomości środowiska, uwzględnienie kontekstów, różnych aktorów itp.
Ponadto w obecnych metodach zarządzania funkcje opisane w zasadzie są delegowane lub współdzielone.
W funkcji menedżera brakuje również istotnego elementu: przywództwa, umiejętności miękkich, które pozwalają menedżerowi dostosować swój styl i myśleć nieszablonowo, gdy jest to konieczne.
Różne elementy w szczegółach
Planowanie
Tu chodzi o wizję. Do menedżera należy nie tylko decyzja, co należy zrobić (cel ogólny), ale także zaplanowanie tego. Obejmuje to planowanie w różnych terminach - krótko, średnio, długo.
Taka wizja projektów pozwala zespołowi/firmie określić oś, kierunek, do którego należy dążyć i wdrożyć niezbędne zasoby do jego osiągnięcia.
Planowanie pozwala wyznaczyć kierunek, w którym należy podążać w celu uzyskania precyzyjnego wyniku. Te ostatnie muszą być wystarczająco motywujące, a jednocześnie osiągalne, aby utrzymać pewną motywację zespołów.
Organizowanie
Następną funkcją jest ustrukturyzowanie pracy: organizacja różnych działów firmy, różnych zespołów oraz podział ról i odpowiedzialności, aby praca była jak najbardziej wydajna.
Ideą jest zorganizowanie pracy w taki sposób, aby osiągnąć założone cele (planowanie).
Niektóre punkty czujności:
- utrzymywać pracowników zajętych i zmotywowanych przez długi czas,
- promować eksplorację talentów, unikać ograniczania pracowników do jednego i tego samego zadania,
- nadać sens pracy.
Rekrutacja
Chodzi o zarządzanie zasobami w sercu firmy, Człowiekiem: rekrutacja, szkolenia, dbanie o dobre samopoczucie pracowników w pracy.
To także kwestia umiejętności podziału ról i odpowiedzialności, upodmiotowienia pracowników tak, aby w pełni przyswoili sobie wartości firmy i ucieleśniali je – upodmiotowienie.
Kierowniczy
Po określeniu kierunku, zrekrutowaniu, przeszkoleniu pracowników i rozsądnym rozłożeniu pracy, kolejną częścią pracy menedżera jest podejmowanie decyzji, przekazywanie wynikających z nich instrukcji, delegowanie określonych zadań, wyznaczanie celów SMART.
Ideą jest tutaj podzielenie ogólnego celu strategicznego na cele indywidualne.
Menedżer staje się tu mentorem, motywując, inspirując i zachęcając swój zespół do dawania z siebie wszystkiego, co pozwala każdemu na indywidualny rozwój.
Koordynacja
Funkcją jest zorkiestrowanie różnych podmiotów firmy/zespołu i pracy tak, aby wszystkie szły w tym samym kierunku. 2 akcje:
- koordynuj według działu - każdy wykonuje swoją część pracy pod okiem top managera,
- koordynować wspólnie - każdy przejmuje odpowiedzialność za wspólny cel i wnosi z siebie wszystko, dając z siebie wszystko, aby wspólnie z kolegami osiągnąć ogólny cel.
Raportowanie
Funkcją tutaj jest płynna komunikacja we wszystkich kierunkach i na wszystkich poziomach organizacji:
- informować najwyższe kierownictwo o postępach prac, aby w razie potrzeby umożliwić im wprowadzenie niezbędnych korekt,
- wymieniać różne informacje - oceny, szczególne trudności, konkretne prośby …
- podziel się o nowe przepisy, wszelkie zmiany…
Asygnowanie
Ostatni element roli menedżera dotyka ścięgien wojny: aspekt finansowy, który jest kluczowy dla dobrej kondycji firmy.
Kierownik musi zatem:
- ustalać budżety, kwantyfikować projekty,
- jak najbardziej sprawiedliwie korzystać z zasobów,
- dokonać niezbędnych korekt,
- kontroluj wydatki …
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Jak zarządzać zespołem? - Strategia: jakie są kluczowe umiejętności? Charakterystyczne umiejętności?
