Organizuj wydarzenia online

Praca zdalna z pracownikami, klientami, różnymi usługodawcami może, gdy wymaga tego kontekst, okazać się niezbędna do utrzymania płynności pracy. Zorganizowanie imprezy na odległość, cokolwiek to jest, nie może być improwizowane, wymaga minimum przygotowań i organizacji.

Po co organizować wydarzenie online?

Sytuacja awaryjna, materialny obowiązek, specyficzny kontekst, strategia komunikacji cyfrowej mająca na celu dotarcie do większej liczby potencjalnych klientów, przybliżenie swojej firmy / jej usług, rozproszeni geograficznie uczestnicy to elementy sprzyjające organizacji wirtualnego wydarzenia, a nie fizyczny.

Cele

W zależności od rodzaju organizowanego wydarzenia – wirtualne spotkanie, webinaria, telekonferencja… – cele będą się nieco różnić. Ogólnie rzecz biorąc, organizacja wydarzenia online ma na celu w szczególności:

• oszczędzaj czas i elastyczność : szybsza organizacja, wymagająca mobilizacji niewielkiego zespołu i którą w razie potrzeby można stosunkowo łatwo odłożyć.
• zyskać widoczność : komunikuj się bezpośrednio, nie będąc fizycznie w tym samym miejscu, pozwól znacznej liczbie osób śledzić konferencję, szkolenie itp.
• wzmocnić związek między firmą/zespołem a jej klientami, gdy nie ma sklepu stacjonarnego lub z kontaktami rozrzuconymi na całym mniej lub bardziej rozległym terytorium.
• przezwyciężyć niemożność zorganizowania imprezy fizycznej : gdy uczestnicy są zbyt rozproszeni geograficznie lub gdy wyjątkowe okoliczności całkowicie uniemożliwiają na przykład prawdziwe spotkanie.
• zmniejsz swój ślad węglowy : mniej logistyki, ulotek, drukowanych dokumentów, broszur itp.

Zalety

• Mniej czasochłonne i tańsze w organizacji niż wydarzenie fizyczne
• Rozszerzony cel/odbiorcy
• Ulepszona interaktywność
• Zwiększona elastyczność
• Optymalizacja zwrotu z inwestycji

Limity

• Możliwości techniczne czasami niepewne
• Konieczność posiadania przez uczestników odpowiedniego sprzętu
• Wahanie / nadużycie uczestników nowych w temacie, różne błędy …

Różne rodzaje wirtualnych wydarzeń

Możliwości w tym zakresie są bardzo szerokie. Która rozwija się z dużą prędkością, oferując dzień po dniu nowe narzędzia i usługi, które są bardziej wydajne niż inne.

W zależności od rodzaju planowanego wydarzenia online i związanych z nim celów, właściwe będzie zastosowanie tej lub innej formuły. Wśród najczęściej używanych wydarzeń znajdujemy w szczególności:

• połączenia konferencyjne : połączenia telefoniczne do więcej niż 2 osób
• webinaria : konferencje online, podcasty
• wirtualne targi : interaktywne wystawy online
• warsztaty : warsztaty na określony temat
• Moocs : kursy/szkolenia online
• czaty : dyskusje na określone tematy
• spotkania zdalne : spotkania z niektórymi lub wszystkimi uczestnikami rozproszonymi geograficznie

Jak zorganizować wirtualne wydarzenie?

Prezentacja wydarzeń jest tu pokrótce wyeksponowana.

Przygotowanie do wydarzenia

Ogólnie rzecz biorąc, niezależnie od rodzaju wirtualnego wydarzenia, organizacja będzie miała następującą strukturę:

1. Definicja celów : oczekiwania, oczekiwane korzyści itp.
2. Planowanie : data, godzina, czas trwania
3. Artykulacja/strukturyzacja : warunki, struktura wydarzenia, poruszany temat, udostępnione dokumenty itp.
4. Awans : zaproszenie lub dedykowana strona internetowa/strona, opis wydarzenia, odpowiednia komunikacja,
5. Przypomnienie sobie czegoś : kilka dni przed wydarzeniem, potem 1 godzinę przed, przypomnienie linków do połączeń, identyfikatorów i niezbędnych dokumentów, jeśli dotyczy…
6. Ustanowienie i przebieg imprezy,
7. Dziękuję oraz ewentualne przesłanie raportu, odpowiedzi na zadane pytania, dokumentów uzupełniających oraz podsumowania – czasem pełnego filmu – z wydarzenia.
8. Odprawa : co zadziałało, napotkane trudności, co się podobało, co można poprawić itp.

Różne wirtualne wydarzenia

Spotkanie telefoniczne z kilkoma

Połączenia konferencyjne nie są nowe. Wiele osób korzysta z nich regularnie w biznesie.

1. Określ poruszany temat, cele dyskusji i różne punkty, które należy poruszyć.
2. Wybierz odpowiednie wsparcie.
3. Określ datę i godzinę połączenia.
4. Wybierz spokojną lokalizację sprzyjającą połączeniu konferencyjnemu.
5. Skontaktuj się z uczestnikami, podziękuj im za obecność, podaj temat do dyskusji, ewentualnie wybraną metodologię oraz cele telekonferencji, przypomnij zasady dobrego przebiegu telekonferencji.
6. Prowadź dyskusję, uważając, aby nie zakłócać mowy innych osób (hałas otoczenia itp. Zaleca się używanie przycisku „Wycisz”, gdy nie mówisz, aby nie przeszkadzać innym hałasem mówcy). przykład).
7. Zakończ rozmowę, dziękując wszystkim uczestnikom.
8. Wyślij dokładny raport z dyskusji wszystkim uczestnikom i ewentualnie zainteresowanym stronom trzecim.

Webinaria

Webinaria to świetna dźwignia dla biznesu. Umożliwiają masową komunikację, publikację ekspertyzy, nowego produktu/usługi itp.

Wszyscy uczestnicy muszą być wyposażeni w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, aby móc śledzić konferencję w oferowanym formacie (mikrofon, głośniki, słuchawki, kamera internetowa może być konieczne) i korzystać z odpowiednio dużej prędkości.

1. Zdefiniuj cele i wybierz temat oraz prezentację, która może zainteresować grupę docelową.
2. Zaplanuj datę, godzinę, czas trwania.
3. Wyślij zaproszenie do rejestracji na webinarium.
4. Wyślij przypomnienie na 1 godzinę przed konferencją online do wszystkich rejestrujących się i określ metody połączenia.
5. Przeprowadź webinarium: powitanie, prezentacja treści (animacja musi być na tyle dynamiczna i interaktywna, aby nikogo nie zgubić).
6. Zachęć uczestników do… udziału (reagowania, wyrażania opinii, zadawania pytań…).
7. Odpowiadaj na pytania w określonym czasie. Zaproś uczestników z innymi pytaniami do wysłania ich e-mailem.
8. Zamknij i dziękuję.
9. Wyślij podsumowanie webinaru i/lub link do ponownego obejrzenia konferencji.

Podcasty

Podcast jest ważnym elementem strategii komunikacji cyfrowej. Pozwala firmie na zmierzenie się z tematem związanym z jej działalnością, w celu zyskania rozpoznawalności i pracy nad swoim wizerunkiem z dużym panelem perspektyw.

Podcast może być prezentowany przez pojedynczą osobę, eksperta w swojej dziedzinie i wypowiadającego się samodzielnie na dany temat, lub integrować różnych ekspertów skupionych wokół gospodarza.

1. Zdefiniuj cele podcastu i poruszany temat
2. Uzyskaj informacje na ten temat, ewentualnie poszukaj ekspertów, którzy mogą interweniować
3. Narysuj dokładny plan i/lub scenariusz
4. Nagraj podcast: w razie potrzeby zbierz różnych interesariuszy, zadbaj o wygląd fizyczny i język niewerbalny
5. Stwórz podcast (edycja, tekst prezentacji, przesyłanie itp.)
6. Przygotuj promocję i dystrybucję (e-mail, strona internetowa, intranet, sieci społecznościowe itp.)

Zdalne spotkanie

Jest to powszechna praktyka w wielu firmach. Kiedy mamy kilku - jeśli nie wszystkich - współpracowników pracujących w trybie telepracy, na drogach lub regularnie w ruchu, są oni niezbędni, aby zjednoczyć wszystkich.

Spotkanie może odbywać się wyłącznie za pomocą audio lub wideo. Dla niektórych jednak aparat może być hamulcem: nieśmiałość, niechęć do ujawniania swojego otoczenia lub po prostu niewystarczający dostęp do internetu.

Ogólnie rzecz biorąc, te wirtualne spotkania są organizowane w następujący sposób:

1. Przygotowanie : planowanie, definiowanie agendy i treści, przygotowywanie różnych niezbędnych dokumentów, wysyłanie zaproszeń i warunków, itp.
2. Organizacja spotkania : w wideo - z możliwością dla uczestników, którzy chcą zastąpić swój obraz awatarem - lub tylko w audio. Animacja musi być opracowana na początku. Wyzwaniem jest utrzymanie uwagi wszystkich od początku do końca, umożliwienie każdemu wyrażania siebie i słuchania innych, odpowiednie przydzielanie czasu na wystąpienie …
3. Podsumowanie i kontynuacja : przekaż raport ze spotkania uczestnikom, wymień pozytywne punkty i ulepsz proces zdalnego spotkania.

Warsztat

Od kilku lat rośnie liczba warsztatów internetowych. Skupiają określoną liczbę osób wokół określonego tematu. Tam wymieniane są opinie, pomysły, propozycje i rozwiązania. Kiedy współpracownicy zespołu znajdują się w rozproszeniu geograficznym, właściwe może być zorganizowanie przez kierownika warsztatu online. Aby odnieść sukces, te chwile zdalnej interakcji wymagają ostrej organizacji.

1. Zdefiniuj cel warsztatu (naucz nowej umiejętności, poeksperymentuj z nowym trybem facylitacji spotkań, pogłębij określony temat lub jakąkolwiek umiejętność…), powody jego przeprowadzenia oraz cel, do którego będą skierowane.
2. Ustal treść warsztatu, plan prezentacji i wybierz uczestników (minimalny poziom umiejętności, sektor działalności itp.).
3. Zdefiniuj przebieg warsztatu (powitanie, wprowadzenie, poruszane tematy, zasady interakcji, czas trwania poszczególnych faz itp.).
4. Przygotuj dowolne zasoby (analizy, opracowania, różne dane, kursy, definicje itp.).
5. Wybierz narzędzia, które będą udostępniane i używane przez wszystkich uczestników.
6. Wirtualnie zbierzcie różnych uczestników warsztatów.
7. Określ rolę każdego, cele i zadania, terminy i metodologie.
8. Dynamicznie animuj warsztat, aby utrzymać więź pomimo odległości oraz utrzymać uwagę i obecność wszystkich członków grupy.

Mooc

Celem jest umieszczenie w Internecie jednego lub więcej kursów lub szkoleń, które uczestnicy / subskrybenci mogą śledzić we własnym tempie. Zorganizowanie takiego wydarzenia wymaga od góry określonego czasu oraz różnorodnych i zróżnicowanych umiejętności.

1. Stwórz multidyscyplinarny zespół projektowy o zróżnicowanych umiejętnościach (eksperci w nauczanym przedmiocie, projektanci multimediów, graficy, informatycy, marketing itp.).
2. Określ swój cel
3. Określ, jaki jest cel Mooc: uczyć, informować
4. Zaprojektuj główne linie treści
5. Zdefiniuj technologie i narzędzia, które będą używane
6. Zaprojektuj treść: treść i formę, zasoby, filmy, ćwiczenia, pracę domową, różne tutoriale
7. Projektuj media komunikacyjne: prasa, intranet, sieci społecznościowe, strona internetowa, mailing, marketing cyfrowy itp.
8. Przetestuj Mooc małym personelem i napraw wszelkie błędy i różne awarie, sprawdź, czy wszystkie udostępnione zasoby działają poprawnie itp.
9. Promuj Mooc
10. Uruchom Mooc

Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Zdalne spotkanie: od planowania do podsumowania online.