Pod względem zarządzania czasem i organizacji macierz Eisenhowera jest niezbędnym i łatwym w użyciu narzędziem. Jego kwadranty ułatwiają wspomaganie decyzji w celu ustalenia priorytetów zadań. Dowiedz się, jakie są obszary zastosowania i jak skutecznie je wykorzystać.
Prezentacja metody
Wiele metod, zanim zostały wykorzystane przez menedżerów, było narzędziami strategii wojskowej. Tak jest w przypadku tej macierzy wyobrażonej przez Dwighta Davida Eisenhowera.
Oprócz tego, że był 34. prezydentem USA, Ike, jak mu przydomek, był mistrzem wszystkich kategorii pod względem produktywności. I to w różnych dziedzinach. Jego sekret? Narzędzie - a dokładniej matryca - pozwalające na łatwe i efektywne ustalanie priorytetów według dwóch osi: Ważności i Pilności. Pozwala to narysować 4 różne ćwiartki:
- Kwadrant 1 : ważne i pilne zadania,
- Kwadrant 2 : zadania ważne, ale nie pilne,
- Kwadrant 3 : nieważne, ale pilne zadania,
- Kwadrant 4 : Nieważne i niepilne zadania.
Pilna tarcza + / znaczenie + jest oczywiście najwyższym priorytetem pod względem leczenia. Zadania, które nie są ani pilne, ani ważne, nie mieszczą się w ramach celów priorytetowych. Można je nawet porzucić, jeśli są naprawdę niepotrzebne.
Obszary zastosowań
Ta znana klasyfikacja ma zastosowanie w wielu dziedzinach, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym:
- zarządzanie czasem,
- organizacja jego pracy,
- priorytetyzacja,
- podejmowanie decyzji ,
- delegowanie na stronę trzecią…
Zainteresowania i ograniczenia
Ta metoda ma tę zaletę, że zastanów się nad priorytetyzacją swoich działań i zrób krok wstecz w porównaniu do tego ostatniego.
Prostota widoczna na pierwszy rzut oka jest jednak poniekąd złudzeniem. Rzeczywiście, klasyfikowanie zadań do wykonania w ramach tych dwóch osi jest często redukcyjne. Dodatkowo, subiektywna strona naszego osądu może szybko stać się hamulcem, gdy zadania nie mają precyzyjnego terminu lub gdy dochodzi do ustalenia znaczenia lub nie działania do wykonania.
Matryca ta jest więc punktem wyjścia do analizy, której celem dla menedżera jest w szczególności określenie zadań do delegowania. W zależności od dostępnego czasu i wagi działań, które należy podjąć, może zdecydować, które części może powierzyć jednemu lub większej liczbie współpracowników. Celem jest utrzymanie kontroli nad obciążeniem pracą i mądre wykorzystanie jego wartości dodanej.
Jak korzystać z matrycy Eisenhowera?
Dwie osie – ważność i pilność – umożliwiają zdefiniowanie 4 ćwiartek, z których każdy określa charakter elementów, które zawiera, zgodnie z tymi 2 kryteriami.
Ważność odnosi się do zadań, które pozwalają ci iść naprzód. Opiera się na wpływie tego ostatniego na inne elementy, ale także na wartości dodanej, jaką przynosi jej realizacja.
Pilność odnosi się do zadań, które wymagają Twojej natychmiastowej uwagi i opiera się na czasie wymaganym do ich wykonania oraz ich terminach. Czasami trudno jest określić, czy przedmiot jest pilny, czy nie, ponieważ często zależy to od czynników zewnętrznych. Ponadto jest to bardzo subiektywne: stopień pilności będzie się różnić w zależności od osoby, w zależności od tego, jak się czuje w związku z danym zadaniem, w związku z jej stanem stresu, umiejętnościami, doświadczeniem, sposobem działania itp.
Dlatego, aby skutecznie wypełnić matrycę, niezbędne jest: być obiektywnym i opierać się na faktach i konkretnych elementach w możliwym zakresie.
Aby zauważyć, że znaczenie przeważa nad pilnością.
Kwadrant 1: ważne i pilne zadania
Lista tutaj:
- zadania, które wymagają super szybka uwaga i działanie - nawet natychmiastowy,
- ten elementy, które mają wpływ na Twoje cele ,
- ten rzeczy, które mają bezpośredni wpływ na przebieg projektu ,
- a Problem do rozwiązania pilnie - konflikt, kryzys itp. -
- ten ważne telefony / e-maile, z którymi trzeba szybko się zająć …
Niektóre zadania znajdują się tutaj, ponieważ nie są zaplanowane efektywnie. Może tak być w przypadku sporządzenia raportu lub raportu, który stale zgłaszałeś – który początkowo zostałby umieszczony w kwadrancie 2 lub 3, w zależności od przypadku – i którego termin i znaczenie nie pozostawiają Ci innego wyboru, jak tylko to zrobić od teraz priorytetem do pozycji w kwadrancie 1.
Kwadrant 2: ważne, ale nie pilne zadania
Ta część dotyczy ważnych zadań, ale dla których stopień pilności jest niższy niż w przypadku zadań z kwadrantu 1. Należy zatem wprowadzić następujące informacje:
- misje nie mające brak bliskiego terminu, ale które mają pewien stopień ważności dla Ciebie, Twojego zespołu, Twojej firmy itp.
- ten elementy do zaplanowania w nadchodzących tygodniach,
- chwile poświęcone strategiczny zegarek ,
- ten' opracowanie planu działania , projekt,
- ten szkolenie , coaching …
Kwadrant 3: nieważne, ale pilne zadania
Oto elementy „przełomowe”, które wymagają natychmiastowej uwagi, ale które nie mają realnego wpływu na naszą pracę, takie jak:
- leczenie niektóre rozmowy telefoniczne, e-maile, wiadomości różny,
- ten żądanie od pracowników/współpracowników/usługodawców potrzebująca pilnej informacji, porady, pomocnej dłoni,
- ten zadania, które są ważne dla innych, ale nie są ważne dla Ciebie i postęp Twojej pracy,
- ten przedmioty, które możesz delegować stronie trzeciej…
Kwadrant 4: zadania ani ważne, ani pilne
Ta ostatnia ramka dotyczy wszystkich pasożytniczych i bezużytecznych elementów, które musisz porzucić dla większej wydajności:
- złe nawyki nieproduktywny,
- rozpraszacze uniemożliwienie skutecznego poruszania się do przodu (surfowanie po Internecie, niechciane powiadomienia itp.),
- wahania czasochłonne i pochłaniające pozytywną energię,
- ten ruminacje nad czym nie masz kontroli…
Podsumowując, matryca Eisenhowera z pewnością nie jest idealna i docelowo stosunkowo trudna do wykorzystania w wydajny i trafny sposób, ale ma zaletę wdrożenia ciekawy krok wstecz w zakresie zarządzania naszym najcenniejszym towarem: czasem, a także świadomością naszego stanu stresu i sposobu ujmowania pilności – czasem dość względnej.
Odniesienie do tego pliku znajduje się w: Zarządzanie czasem: wydajność, produktywność i spokój - Podejmowanie decyzji: procesy i pułapki, których należy unikać
